Skip to content

My tracker

Page assignment

Даний модуль призначений для звітування працівниками робочого часу.

Після залучення працівника на проєкт йому відкривається доступ до звітування відпрацьованих годин.

Interface overview

По центру сторінки розташована таблиця з даними по трекінгу.

my tracking

Умовно сторінка поділена на кілька секцій:

  • Поточний тиждень;
  • Запит на відпустку, лікарняний та вихідний за власний рахунок;
  • Планова та фактична кількість робочих годин на поточний тиждень;
  • Календар поточного місяця зі схематичними кольоровими мітками про зазвітовані дні.

Info

Працівник може звітувати відпрацьовані години не пізніше, ніж за поточний тиждень. У разі необхідності зазвітувати або змінити дані за попередній період необхідно звернутись до керівника для відкриття доступу.

Звітування відпрацьованих годин

Щоб зазвітувати години потрібно обрати день звітування та натиснути кнопку .

log time

Tip

Поля відмічені обов’язкові до заповнення.

Також, коли у працівника є billable agreements на проєкті, у вікні звітування часу, після вибору проєкту з'являється галочка non-billable time, на випадок, якщо потрібно залогувати час, який не піде в інвойс клієнту.

log time

Вікно звітування

Поле Опис
Date* Дата, за яку звітується час
Project* найменування проєкту на який звітується час
Task* задача, яка виконується
Duration* кількість годин роботи
What are you working on?* текстове поле в якому потрібно вказати над чим саме працювали

Info

Для внесення поля Duration слід використовувати формат 0d 0h 0m. Якщо вказати просто число система розпізнає його як години.

Info

Поле Task* у вікні звітування є лише у разі, коли по проєкту були створені задачі та назначені на працівника.

Трекінг годин через Telegram Bot

Telegram Bot може використовуватися як для звітування робочого часу, так і для звітування витрат/поповнення бюджету.

Щоб працівник міг працювати з Telegram Bot для ролі працівника має бути надано відповідний доступ у налаштуваннях.

Для початку роботи з ботом слід натиснути на кнопку Telegram Bot в лівому нижньому куті сайту ITFin та авторизуватися:

Telegram_Bot

Сервіс нотифікації Telegram повідомить вас про успішну авторизацію.

Перелік можливих команд в ITFin Telegram Bot:

Команда Опис
/start Перезапустити чат
/track Зазвітувати час
/mytracking Подивитись звітування за поточний тиждень
/payroll Подивитись свою зарплатну відомість за попередній місяць
/budget Звітувати витрати/поповнення бюджету
/cancel Скасувати запит
/logout Відписатися від бота

Info

Наразі для підключення Telegram Bot необхідно встановити додаток Telegram в розділі Apps.

Трекінг годин через розширення для Chrome

Якщо є необхідність використовувати таймер, аби чітко знати витрачений час на ту чи іншу задачу, можна використовувати його у розширенні для Chrome. Після встановлення розширення у браузері, необхідно його запустити та натиснути на таймер, вказавши проект та деталі задачі, над якою працюєте:

Tracker chrome

Запит на відпустку

Для створення запиту на відпустку, лікарняний або неоплачуваний вихідний необхідно натиснути опцію Request leave.

Якщо раптом ви запросили більше днів, ніж доступно - система попередить, що певна кількість днів буде неоплаченою та відніметься з балансу unpaid:

Request_leave

Поле Опис
Тип day off
Sickness лікарняний
Vacation відпустка
Unpaid неоплачуваний день
---
Part day чек-бокс позначення для запиту на часткову відсутність
Leave period* період відсутності
Reason* причина відсутності
Comment* коментар
---
You have кількість нарахованих днів
You request for кількість днів, на яку ви створюєте запит
Notify користувачі, які будуть повідомлені про запит та мають його узгодити

Після узгодження дні відпустки/лікарняного/неоплачуваної відпустки будуть зазвітовані у системі.

Переглянути свої запити та статус узгодження можна через опцію Notification & Requests

All requests

Якщо потрібно скасувати реквест, то працівник, який його створив може це зробити в розділі Notification & Requests на вкладці All requests/My requests.
Слід відкрити потрібний реквест та натиснути опцію Cancel, опція працює не залежно від того чи був реквест уже узгоджений, аппрувери отримають сповіщення про скасування реквесту.

Warning

Якщо за період за який була зазвітована відсутність уже виставлено інвойс або/та нараховано зарплатну відомість скасувати узгоджений реквест неможливо.

Перенесення робочого дня

В системі реалізовано новий тип запиту на відгул - Carry-over.
Працівники можуть взяти відгул в робочий день та відпрацювати його в вихідний. Після схвалення перенесення дня в системі робочий день стає для працівника вихідним, а вихідний - робочим днем.

Для того, аби увімкнути в системі дану функцію, необхідно виконати наступні кроки:

Крок 1.
В налаштуваннях потрібно увімкнути дозвіл переносити дні.

Carry-over

Крок 2.
Налаштувати політику узгодження перенесення днів.

Carry-over

Крок 3.
Працівники створюють запит на перенесення дня через опцію Request Leave на сторінці My tracker.

Carry-over

Leave date - робочий день, який стане вихідним
Working date - вихідний день, який стане робочим

Крок 4.
Після узгодження запиту в трекінгу працівника з’являються відповідні записи.
Згідно прикладу - 28 червня стає вихідним днем, відповідно кількість робочих днів у червні у цього працівника зменшується на 1 день.
1 липня стає робочим днем, тож кількість робочих днів у липні збільшується на 1 день.

Carry-over

На що впливає перенесення дня:

Оскільки під час перенесення робочого дня у працівника робочий день стає вихідним та навпаки - ці зміни впливають на календар працівника, планову кількість робочих годин у місяці (у випадку перенесення між 2ма місяцями), звіти по трекінгу часу, нарахування зарплати (у випадку перенесення між 2ма місяцями). У звітах по працівнику будуть відповідні позначки про перенесення дня.

Carry-over

FAQ:

Q: Чи можна скасувати перенесення дня, якщо плани змінилися?
A: Так, скасування перенесення дня відбувається за тією ж логікою що і скасування/видалення відгулів.

Q: Чи можна зробити запит так щоб наступний вівторок відпрацювати в поточному тижні?
A: Так, можна перенести робочий день який буде на наступному тижні на вихідний поточного тижня.

Q: Чи є обмеження періоду в межах якого можна переносити дні?
A: Так, між датою з якої переносять робочий день та датою на яку переносять відпрацювання має бути не більше ніж 2 місяці, щоб працівнику коректно нарахувалася зарплата в цих періодах.

Q: Чи можна встановити баланс carry-over для працівників?
A: Наразі встановити баланс не можна, але ми плануємо таке допрацювання в майбутніх періодах.

Запит на відкриття звітування

В налаштуваннях компанії може бути реалізовано можливість для працівників створювати запит на відкриття звітування за попередні періоди.

Для того, аби в трекері з'явилась кнопка "Запит на відкриття звітування", необхідно налаштувати ланцюжок узгодження такого типу запиту:

Open reporting request

Такий запит після створення потрапляє на узгодження до обраних в налаштуваннях аппруверів і після узгодження працівник отримує можливість внести зміни в трекінг за період, який вже був заблокований.
Наразі за системними налаштуваннями доступ до внесення змін діє 2 дні, від дати коли було апрувнуто запит, включно.

Open_reporting