Vacation fund

За базовими налаштуваннями в ITFin калькулятор відпусток (Time off calculator) не генерує проводок і відв'язаний від фінансового блоку, а відпустка визнається як витрата по факту її використання працівником.

Фонд оплати відпусток дозволяє визнавати витрати на оплату відпусток по факту їх нарахування працівнику. Таким чином витрати на відпустку рівномірно відображаються в PNL протягом року, а баланс компанії по відпустках обліковується не тільки в Time off calculator, а також і на окремому рахунку.

Що важливо враховувати якщо ви бажаєте використовувати фонд відпусток:

1. Фонд відпусток не актуальний вам, якщо ви не використовуєте фінзвіти в ITFin. Облік резерву відпусток — це частинка фінансового обліку, він передбачає формування певних проводок для відображення руху балансів по рахунку, тому використання фонду відпусток передбачає, що ви використовуєте фінансовий модуль в ITFin та слідкуєте за фінансовими звітами (PNL, Trial balance, General ledger).
2. Стартувати можна з початку календарного року. Облік фонду відпусток в ITFin можна ввімкнути лише з 2024 року та загалом варто починати з початку року, тому якщо ви хочете мати фонд відпусток, то потрібно буде або вносити зміни за всі місяці 2024 року, які вже минули, або розпочати з 2025 року.

3. Слід синхронізувати облік фонду відпусток з політикою компенсації відпусток, яку ви використовуєте. Функціонал обліку фонду відпусток вимагає врахування вашої поточної політики відпусток. Якщо відпустки обнуляються 1 січня і невикористані суми компенсуються працівникам — перехід буде найлегшим. Якщо у вас немає обнулення відпусток в кінці календарного року, або ж ви не компенсуєте невикористані відпустки працівникам чи компенсуєте частково — потрібні будуть додаткові дії в системі для того, щоб відкоригувати баланси по рахунку, де ви будете обліковувати резерви відпусток. Також слід зважати на метод компенсації відпустки, якщо це Salary based, то на нашу думку він не сумісний з обліком фонду відпусток.

4. Логіка розподілу витрат на відпустку по проєктах зміниться. Перехід на використання фонду відпусток впливатиме і на облік витрат по відпустці в часі та на врахування цих витрат по проєктах, тому якщо ви будете впроваджувати функціонал ретроспективно (наприклад, з початку 2024 року) у вас зміниться структура проєктних витрат. Базово витрати на відпустку визнаються по факту використання і лягають у проєкти, де у момент використання звітував години працівник. З фондом відпусток витрати будуть визнаватися по факту нарахування відпустки працівникам і щомісячно розподілятимуться по проєктах, де на момент нарахування звітував години працівник.

Info

Напишіть support менеджеру ITFin для додаткової консультації по індивідуальним кейсам.

Як працює фонд відпусток?

В PNL Policy додано 2 додаткові рядки для налаштування обліку фонду відпусток:

Vacation Usage (працює лише з 2024 року) - відповідаєте за те яка проводка буде формуватися при використанні відпустки, по лінійці Vacation в пейролі.

Vacation Fund (працює лише з 2024 року) - відповідає за те, яка проводка буде формуватися при нарахуванні відпустки працівнику у Time off calculator.

Після того як ви їх налаштуєте система не буде брати інформацію з рядка Vacation в PNL Policy (який залишатиметься актуальним лише для проводок до переходу на використання фонду відпусток).

Приклад:

Проводки по Vacation fund формуватимуться з сумами з Time off calculator, по стовпцю Accrued > Money.

Проводки по Vacation usage з сумами з Time off calculator по стовпцю Used > Money.

Самі проводки з’являтимуться в General ledger після генерації PNL.

У разі потреби коригування нарахованої відпустки чи балансів на кінець періоду передбачено ручні коригування балансів через Time off calculator.

Як компанії перейти на використання фонду відпусток?

Крок 1. Визначте для себе чи бажаєте перейти з 2024 року, чи з 2025.

Крок 2. Створіть в плані рахунків окремий рахунок для обліку фонду відпусток (наприклад, 50.068.004 Vacation reserve).

Крок 3. Налаштуйте в PNL Lines які проводки мають генеруватися для обліку фонду відпусток (лінійки Vacation fund та Vacation usage).

Крок 4. Перерахуйте баланси відпусток по компанії та перегенеруйте PNL за місяці в яких має нарахуватися фонд відпусток.

Крок 5. Перевірте в General ledger по рахунку обліку фонду відпусток, щоб баланси збігалися з даними в Time off calculator.

Q&A

Q: Якщо ми спробуємо налаштувати фонд відпусток, але захочемо повернутися до попередньої логіки чи зможемо ми це зробити самостійно?

А: Якщо ви не здійснювали ручних коригувань, то буде достатньо видалити проводки у PNL Policy, в іншому випадку, якщо ви коригували баланси або вносили ручні проводки — потрібна буде допомога support команди ITFin, тому радимо приймати зважене рішення щодо переходу на використання фонду відпусток.