Reconciliation

Усі нові транзакції (імпортовані чи внесені вручну) повинні проходити через процес узгодження для доповнення транзакції додатковими даними. Саме в момент узгодження для транзакції визначається категорія витрат/доходів, клієнт, проект, інвойс(и) та курс обміну, якщо транзакція у відмінній від основної валюти компанії.

Бухгалтер має переглянути кожну з них, та узгодити або ні. При узгодженні транзакції обов'язковим є вказання категорії доходу або витрати, ви можете використати запропоновані системою категорії, які ми надаємо за замовчуванням, а якщо далі ви вирішите їх змінити - можна буде внести зміни і за вже узгодженими транзакціями.

Налаштування категорій доходів та витрат здійснюються в розділах Settings/Income categories та Expense categories. Для побудови фінансових звітів в подальшому по кожній категорії надходжень/витрат слід вказати як вона асоціються з планом рахунків та якому рядку Cashflow відповідає.

Tip

Оскільки в системі всі центри доходів та витрат мають бути у вигляді проєктів, то за наявності bank fees, які не стосуються існуючих проєктів рекомендуємо створити окремий Non-profit проєкт під ці витрати та відносити транзакції з bank fees на такий проєкт. Так само можна створити окремий Non-profit проєкт для обліку транзакцій між власними рахунками.

Interface overview

Сторінка умовно поділена на декілька частин. З лівої сторони розташовані банківські виписки. При імпортуванні кожної транзакції їй призначується id, відображується дата проведення транзакції в системі та сума. Дата транзакції визначає у звітах належність до відповідного місяця. В правій частині сторінки розташовані основні блоки для деталізації транзакції.

Поле	Опис
Document Type*	Тип документу
Income line/Expense Line*	Стаття доходів/витрат
Project*	Проєкт за який надійшли кошти
Employee*	Працівник якого стосується транзакція (поле з'являється, якщо система розпізнає транзакцію як таку, що стосується оплати праці працівників)
Counterparty*	Контрагент

У разі помилкового узгодження транзакції дію можна відмінти через блок Transactions, необхідно обрати опцію редагувати транзакцію та зняти галочку This transaction is reconciled, після цього така трансляція знову повернеться на етап узгодження.

Invoices table

Таблиця інвойсів відображає найбільш підходящі інвойси для узгодження. Система підбирає інвойси по таких критеріях:

• Дата виставлення інвойсу не раніше дати транзакції. Неможливо провести оплату інвойсу, який не був виставлений на момент транзакції;
• Для від'ємної транзакції таблиця буде містити інвойси типу Credit Note (повернення коштів), для додатніх - Regular та Prepayment;
• Інвойси відображаються у валюті тразнакції;
• Інвойси зі статусами Send (Late, Short Debt, Long Debt) та Partial Paid.

Info

інформація щодо транзакції буде змінюватись відповідно до вибраних інвойсів.

P&L details

Цей блок відповідає за створення та відображення проводок в звіті P&L. Для коректного відображення транзакції в звіті необхідно клікнути кнопку +Add row та заповнити основні поля:

• debit account – дебетовий рахунок
• credit account – стаття витрат
• amount – сума транзакції
• comment - коментар

Tip

При деталізації транзакції можна створити декілька проводок. На той випадок коли, наприклад, ви хочете відокремити банківську комісію від основної суми надходжень.

Comments

Для коментарів виділено окремий блок в якому користувачі можуть залишати різні замітки стосовно кожної окремої транзакції. Всі записи та лог записів будуть відображуватись тут та на сторінці Invoices в окремій колонці.

Для узгодження транзакції необхідно клікнути на зелену кнопку Reconcile.

На сторінці можна додавати скан чеку, якщо клікнути на кнопку Upload receipt scan.

Tip

В системі є можливість інтегрувати подачу платежів через Telegram бот. Ви може сфотографувати чек і відправити його через телеграм бот на узгодження.