Skip to content

Invoices

В цьому розділі відбувається інвойсування клієнтів. Користувачі створюють інвойси своїм клієнтам згідно з домовленостями та періодичністю інвойсування проєкту. Даний розділ містить всі інвойси компанії, які взагалі були створені в системі.

Interface overview

По центру сторінки розташована таблиця, яка відображує основні дані по інвойсах:

Поле Опис
Status
PAID - інвойс сплачено;
DRAFT - інвойс створено, але ще не перевірено та не відправлено клієнту (ще можливо редагувати);
READY TO SEND - інвойс перевірений та очікується відправка клієнту (редагування блокується);
SENT - інвойс виставлено клієнту та очікується оплата (немає заборгованості);
LATE - заборгованість 0-15 днів;
SHORT DEBT - заборгованість 15-30 днів;
LONG DEBT - заборгованість 30-60 днів.
Details деталі інвойсу, а саме номер, найменування проєкту, ім'я клієнта
Issue Date дата створення інвойсу
Income Date дата врахування оплати по інвойсу в фінансовій звітності
Amount сума інвойсу

В системі є два типи інвойсування:

  • автоматичний
  • ручний

При автоматичному система сама рекомендує, що включити в інвойс. Автоматичний тип може бути лише в Regular інвойсах.

По проєкту Time&Material система рахує скільки очікувалось годин (згідно agreements та allocation) і скільки фактично годин було зазвітовано працівниками на проєкті. Система перевірить та відобразить який саме трекінг необхідно відредагувати, буде наочно видно кому з працівників не вистачає годин. Якщо попри невідповідність планової та фактичної кількості зазвітованих годин ви бажаєте виставити цей інвойс слід внести причину у Notes.

В Fixed price проєктах при автогенерації інвойсу будуть рахуватися мейлстоуни.

Якщо в проєкті додано сервіси система також запропонує включити їх вартість в інвойсі.

При ручному типі інвойсування, користувач повинен вказати:

  • працівника,
  • рейт
  • та кількість годин які потрібно додати в інвойс.

Таким чином система сформує інвойс на основі внесених даних.

Щоб створити новий інвойс потрібно натиснути опцію + Add new. На сторінці з правої сторони для зручності додані фільтри для швидкого пошуку створених інвойсів.

Tip

Поля помічені обов’язкові до заповнення.

NEW INVOICE

Поле Опис
тип інвойсу
Regular* звичайний інвойс (післяплата)
Prepayment* передплатний інвойс
Credit note* кредитний (відшкодування коштів клієнту за оплачений, але не виконаний обсяг роботи)
Invoicing period* період інвойсування
Project* назва проєкту
Billed to рахунок клієнта
Issue date* дата створення інвойсу
Due date* дата, до якої потрібно оплатити інвойс (від неї рахується термін заборгованості)
Auto-generated invoice опція автогенерації даних інвойсу

Сформований інвойс можна надіслати клієнту з системи або зберегти в форматі PDF та направити окремо. До листа з інвойсом можна також додати Tracking report з детальним звітом по відпрацьованому часу команди.

Після збереження інвойсу в системі в статусі Sent починається відстеження дебіторської заборгованості. Якщо інвойс не був оплачений протягом 15 днів він переходить в дебетову зону. Для аналізу дебіторської заборгованості в системі є окремий звіт Account Receivables.

В системі є можливість інтеграції з платіжними системами та банками. Якщо рахунки компанії створено, то можна шляхом узгодження транзакцій відносити платіж до оплати по інвойсу і система самостійно змінюватиме його статус на Paid.
Також можна змінити статус інвойсу вручну, але слід врахувати ризик людських помилок.

Info

Якщо ви маєте рахунок на Upwork, то достатньо його під'єднати в системі та завантажувати виписки - інвойси система буде генерувати на основі виписки самостійно.

Шаблон інвойсу

Налаштувати шаблони інвойсів та змінити їх під свої потреби можна в розділі Company/Settings/Templates.

Редагування здійснюється за допомогою HTML-розмітки, також є можливість додати лого компанії.

По кожному Business Unit можна задати окремі шаблони інвойсів, а при додаванні Billing Accounts по клієнту слід вказати від якого юніту йому буде виставлятися інвойс.

В налаштуваннях Business Unit в полі Information for section 'Payment method' слід вказати реквізити, які будуть використовуватися за замовчуванням при створенні інвойсу від цього юніту.

Якщо ж потрібно задати індивідуальні реквізити для клієнта, то ви можете вказати їх в полях Information for section 'For' та Information for section 'Payment method' в налаштуваннях Billing Accounts потрібного клієнта.