Invoices¶
В цьому розділі відбувається інвойсування клієнтів. Користувачі створюють інвойси своїм клієнтам згідно з домовленостями та періодичністю інвойсування проєкту. Даний розділ містить всі інвойси компанії, які взагалі були створені в системі.
Interface overview¶
По центру сторінки розташована таблиця, яка відображує основні дані по інвойсах:
Поле | Опис |
---|---|
Status | |
PAID - інвойс сплачено; | |
DRAFT - інвойс створено, але ще не перевірено та не відправлено клієнту (ще можливо редагувати); | |
READY TO SEND - інвойс перевірений та очікується відправка клієнту (редагування блокується); | |
SENT - інвойс виставлено клієнту та очікується оплата (немає заборгованості); | |
LATE - заборгованість 0-15 днів; | |
SHORT DEBT - заборгованість 15-30 днів; | |
LONG DEBT - заборгованість 30-60 днів. | |
Details | деталі інвойсу, а саме номер, найменування проєкту, ім'я клієнта |
Issue Date | дата створення інвойсу |
Income Date | дата врахування оплати по інвойсу в фінансовій звітності |
Amount | сума інвойсу |
В системі є два типи інвойсування:
- автоматичний
- ручний
При автоматичному система сама рекомендує, що включити в інвойс. Автоматичний тип може бути лише в Regular інвойсах.
По проєкту Time&Material система рахує скільки очікувалось годин (згідно agreements та allocation) і скільки фактично годин було зазвітовано працівниками на проєкті. Система перевірить та відобразить який саме трекінг необхідно відредагувати, буде наочно видно кому з працівників не вистачає годин. Якщо попри невідповідність планової та фактичної кількості зазвітованих годин ви бажаєте виставити цей інвойс слід внести причину у Notes.
В Fixed price проєктах при автогенерації інвойсу будуть рахуватися мейлстоуни.
Якщо в проєкті додано сервіси система також запропонує включити їх вартість в інвойсі.
При ручному типі інвойсування, користувач повинен вказати:
- працівника,
- рейт
- та кількість годин які потрібно додати в інвойс.
Таким чином система сформує інвойс на основі внесених даних.
Щоб створити новий інвойс потрібно натиснути опцію + Add new. На сторінці з правої сторони для зручності додані фільтри для швидкого пошуку створених інвойсів.
Tip
Поля помічені обов’язкові до заповнення.
NEW INVOICE
Поле | Опис |
---|---|
тип інвойсу | |
Regular* | звичайний інвойс (післяплата) |
Prepayment* | передплатний інвойс |
Credit note* | кредитний (відшкодування коштів клієнту за оплачений, але не виконаний обсяг роботи) |
Invoicing period* | період інвойсування |
Project* | назва проєкту |
Billed to | рахунок клієнта |
Issue date* | дата створення інвойсу |
Due date* | дата, до якої потрібно оплатити інвойс (від неї рахується термін заборгованості) |
Auto-generated invoice | опція автогенерації даних інвойсу |
Сформований інвойс можна надіслати клієнту з системи або зберегти в форматі PDF та направити окремо. До листа з інвойсом можна також додати Tracking report з детальним звітом по відпрацьованому часу команди.
Після збереження інвойсу в системі в статусі Sent починається відстеження дебіторської заборгованості. Якщо інвойс не був оплачений протягом 15 днів він переходить в дебетову зону. Для аналізу дебіторської заборгованості в системі є окремий звіт Account Receivables.
В системі є можливість інтеграції з платіжними системами та банками. Якщо рахунки компанії створено, то можна шляхом узгодження транзакцій відносити платіж до оплати по інвойсу і система самостійно змінюватиме його статус на Paid.
Також можна змінити статус інвойсу вручну, але слід врахувати ризик людських помилок.
Info
Якщо ви маєте рахунок на Upwork, то достатньо його під'єднати в системі та завантажувати виписки - інвойси система буде генерувати на основі виписки самостійно.
Шаблон інвойсу¶
Налаштувати шаблони інвойсів та змінити їх під свої потреби можна в розділі Company/Settings/Templates.
Редагування здійснюється за допомогою HTML-розмітки, також є можливість додати лого компанії.
По кожному Business Unit можна задати окремі шаблони інвойсів, а при додаванні Billing Accounts по клієнту слід вказати від якого юніту йому буде виставлятися інвойс.
В налаштуваннях Business Unit в полі Information for section 'Payment method'
слід вказати реквізити, які будуть використовуватися за замовчуванням при створенні інвойсу від цього юніту.
Якщо ж потрібно задати індивідуальні реквізити для клієнта, то ви можете вказати їх в полях Information for section 'For'
та Information for section 'Payment method'
в налаштуваннях Billing Accounts потрібного клієнта.