Best practice¶
Онбординг нового працівника¶
Розглянемо детальніше на одному із готових прикладів як HR може використовувати функціонал ITFin для онбордингу нового співробітника:
Boards > +Add new board - на цьому етапі HR створює дошку Employee onboarding, через функцію Share with можна не залучати всіх, хто буде приймати участь у цьому процесі (системний адміністратор, бухгалтер, ментор і тд.), а лише тих, кому необхідно мати доступ до всієї інформації про нового працівника.
Всі інші, хто буде залучатися на конкретні задачі, будуть бачити їх та мати змогу виконати у своєму профілі.
Info
Для роботи з дошками у HR мають бути ввімкнені необхідні скоупи boards_can_see та boards_can_manage.
Наступним кроком у самій дошці можна створити колонки та назвати їх відповідно етапам процесу онбордингу.
Уже в самій колонці можна створити картку з іменем нового співробітника +Add new card, в якій буде відкриватись більше функцій. Цю картку потім можна легко рухати по колонках, коли новий працівник буде переходити на наступний етап.
В карті є можливість писати коментарі чи додаткову інформацію, а також створювати певні задачі у вигляді одного або декількох чек-листів +Add checklist.
HR у такому форматі може слідкувати за виконанням задач на процесі онбордингу. В пунктах чек-листа можна вибирати відповідальних, в залежності від того, хто буде виконувати конкретну задачу.
Також можна позначити статус картки, наглядачів, пріоритетність, дедлайни і тд.
В коментарях картки можна залишати активні посилання та тегати інших колег через символ @
На наступному прикладі показано, як свої задачі побачить системний адміністратор, котрий залучений до процесу, але не має доступу до всієї інформації в дошці.
Info
Для відображення кожному з виконавців своїх задач потрібно увімкнути для їх ролей скоуп dashboard_see_own_board.
Створення працівника на базі профілю кандидата¶
В системі можна створити профіль працівника на базі профілю кандидата. Для цього процесу важливо, щоб при додаванні нового кандидата через парсинг резюме чи з job-сайтів рекрутер перевіряв поля з інформацією, які надалі будуть перенесені в профіль працівника.
В профіль працівника можуть бути перенесені наступні поля профілю кандидата:
- Ім'я та Прізвище
- Контакти (Email, Phone, Telegram, Skype)
- Соціальні мережі (Facebook URL та LinkedIn URL)
- English level
Якщо ви вже готові найняти кандидата, потрібно перемістити його на етап вакансії Offer accepted або Hired після чого з’явиться можливість на базі профілю кандидата створити профіль працівника.
Warning
Етапи Offer accepted та Hired за замовчуванням належать до типу Completed. Якщо ви здійснювали налаштування етапів та змінювали найменування, слід перевірити які етапи у вас відносяться до типу Completed і переміщувати кандидата на них, для того щоб він з'явився у випадаючому списку для створення нового працівника.
В HR менеджера після натискання опції + Add new в розділі Crew з'явиться поле Candidate Profile в якому буде запропоновано перелік кандидатів для створення працівника. Якщо профіль працівника було створено на базі профілю кандидата, у картці працівника з'явиться опція Open candidate profile для швидкого переходу до профілю кандидата.
Info
Для додавання нового кандидата в рекрутера має бути скоуп recruiting_can_add_candidates. Для створення профілю працівника на базі профілю кандидата у менеджера має бути ввімкнений скоуп employees_create_from_candidates.
Як при звільненні працівника включити компенсацію відпустки?¶
Коли у працівника задана зарплата Hourly або Variable, можливо компенсувати дні відпустки при звільненні.
Info
У працівника обов'язково має бути задана дата звільнення для точного прорахунку днів відпустки до виплати
Якщо зайти у Time off balance report, ми бачимо, скільки днів відпустки нараховано саме на момент звільнення:
Якщо натиснути на кількість днів, ми перейдемо у калькулятор та побачимо більше деталей по нарахуванню відпустки:
Info
Після звільнення працівник не відображається у звіті Time off calculator, якщо зайти через головне меню
Для того, щоб додати оплату днів відбустки, необхідно зайти у розділі Crew>Time off balance report, та для необхідного працівника натиснути Add to payroll:
Відкриється вікно, у якому можна вибрати тип компенсації, яку ми хочемо додати до балансу. Система автоматично порахує суму в залежності від заданого рейту:
Далі потрібно повернутися до меню Payrolls та натиснути Run payroll аби система перерахувала баланс:
Після цього, крім зарплати, додається компенсація за відпустку. Ці деталі можна побачити у Employee payroll details
Якщо у працівника фіксована зарплата, і компанія також хоче компенсувати відпустку при звільненні, це можливо реалізувати наступним чином: поставити дату звільнення з урахуванням відпустки, тоді система нарахує оплату за ці дні, як за робочі.
Як за необхідності виплатити аванс та перевірити заборгованість перед працівником?¶
В системі ITFin за потреби можна проводити та відстежувати часткові оплати працівникам на кшталт авансу.
Розглянемо умовний кейс, коли у працівника фіксована заробітна плата 2000$.
Працівнику необхідно виплатити аванс у розмірі 500$.
Отже, ви зробили виплату працівнику та завантажуєте виписку в систему чи створюєте транзакцію вручну.
Узгоджуєте дану транзакцію провівши в системі як звичайну виплату зп.
Далі, необхідно зазначити у Платіжній відомості, що була часткова виплата на вкладці Виплата.
За необхідності на вкладці Зведений звіт, можна завантажити файл звіту.
В ньому ми можемо побачити загальну суму до виплати, виплачену по факту та різницю.
Також ми можемо відстежити фактичну оплату та заборгованість перед клієнтом після проведення транзакції у звіті Оборотно-сальдова відомість.
Та спочатку, для того, щоб цей звіт розгортався по людині, необхідно в розділі План рахунків по рахунку 50.066.009 — Settlements with PE додати розгортання по людині. Та вказати тип рахунку для відображення у звіті.
Далі, у звіті Оборотно-сальдова відомість ми будемо бачити нарахування по працівнику, виплату та заборгованість перед працівником.
