Time off calculator

В звіті Time off calculator надана можливість перевіряти нараховані дні відпустки, лікарняних та оплачуваних відгулів за кожен місяць по працівнику, бачити суму компенсації за нараховані та використані дні і встановлювати новий баланс.

Огляд інтерфейсу

В правій частині сторінки потрібно обрати працівника по якому бажаємо здійснити розрахунок, що саме ми хочемо розрахувати Vacation, Sickness чи Paid leave та натиснути Calculate.

Колонка	Опис
Date	період за який відображено розрахунок
Business days	кількість робочих днів за які здійснено нарахування
FTE	показник зайнятості працівника
Accrued	нараховані дні та сума компенсації
Used	використані дні та сума компенсації
Month End Balance	баланс днів та суми компенсації на кінець місяця

Навівши курсор на відображену суму виплаченої компенсації в стовпці Month End Balance/Money, $ можна побачити деталі її розрахунку.

Щоб встановити вручну новий баланс відпустки чи лікарняних скористайтесь опцією Set balance.

Set balance

Для зміни балансу відгулів працівнику важливо враховувати декілька системних правил:

1. Баланс відпусток показується у звітах Time off calculator та Time off balance report як фактично нараховані дні (Accrued) мінус використані дні (Used).
   Якщо у вас за політикою компанії 18 днів відпустки в році і баланси обнулюються 1 січня, то щомісячно працівнику нараховується 1,5 дні. Таким чином на кінець січня в працівника буде нараховано 1,5 дні, на кінець лютого 3 дні і так далі.
2. Новий баланс відпусток встановлюється також в фактично нарахованих днях. За прикладом вище, якщо ви хочете додати 2 додаткові дні відпустки працівнику на кінець січня, то потрібно вказати новий баланс на кінець січня = 1,5 дні. Тому що працівнику було нараховано за січень 1,5 дні, він використав 2 дні, його поточний баланс на кінець січня = -0,5 дні і щоб збільшити його на 2 дні потрібно вказати саме 1,5 дні.
3. Баланс лікарняних та оплачуваних відгулів встановлюється як доступний залишок до кінця року. Тобто, у випадку, якщо за політикою компанії у вас 5 днів оплачуваних лікарняних в році, а комусь з працівників потрібно дати 10 днів - достатньо встановити баланс 10 днів на кінець місяця після якого ви хочете щоб новий баланс розпочав діяти.
4. Новий баланс можна встановити на кінець місяця і він починає діяти з 1 числа наступного місяця. При цьому, якщо за політикою вашої компанії 1 січня баланси обнуляються, то не можна встановлювати баланс на 31 грудня, бо він не застосується з 1 січня.
5. Після встановлення працівнику нового балансу потрібно перейти в звіт Time off balance report та натиснути опцію Recalculate all balances щоб застосувати внесені зміни.

Warning

Важливо врахувати, що після внесення кастомних змін новий річний баланс працівника не може перевищувати Maximum vacation days, що вказуються в Settings>Time off policy, бо всі дні понад Maximum vacation days будуть згорати без компенсації. Тому, наприклад, якщо у вас в налаштуваннях Maximum vacation days = 20, а ви хочете внести зміни щоб у працівника могло бути 25 днів варто в першу чергу задати Maximum vacation days = 25 в загальних налаштуваннях по компанії.

Як відбувається нарахування відпусток?

Баланс відпусток поповнюється в працівника щомісяця на 1/12 від значення Annual vacation days limit, яке вказано в Time off policy на сторінці Settings.
Щоденні нарахування відбуваються за такою формулою:

Доступна кількість днів в рік/12 місяців/кількість робочих днів в місяці за календарем працівника.

Приклад:

Початкові умови:
1. Annual vacation days limit = 20
2. Reset vacation days to 0 at start of the year
3. Used vacation days - 0
4. Співробітник відпрацював в січні 15 робочих днів та звільнився.

Розрахунок днів для компенсації:

20 днів відпустки/12 місяців/22 робочих днів в січні*15 робочих днів, які працівник відпрацював = 1,14 дні