Document Types
Функціонал Document type доданий для спрощення процесу узгодження транзакцій, щоб не доводилося запам’ятовувати яка транзакція які проводки в системі має формувати та уникнути помилок некоректного внесення.
Transactions Tab¶
На цій вкладці налаштовуються всі проводки, які створюються при узгодженні транзакцій.
Всі транзакції згруповані по Income та Expense, таким чином, якщо це буде прихід, то вам пропонуватиметься набір типів документів з групи Income, та якщо це розхід тоді це транзакція - з групи Expense.
Поля при створенні нового типу документа:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Name | Найменування типу документа |
| Type | Тип операції (дохід або розхід) |
| Dr Account | Проводка береться з плану рахунків |
| Cr Account | Проводка береться з плану рахунків |
Info
Слід зазначити що для категорії транзакцій, що належать до Income Dr частина проводки завжди буде відомою, і буде належати до банківської категорії (безготівковий, готівковий рахунки). Ідентично для категорії транзакцій, що належать до Expense Cr частина буде відомою, і буде належати до банківської категорії (безготівковий, готівковий рахунки), тому ми можемо їх просто не зазначати.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Reconciliation document type | вказується документ, який пояснює транзакцію та робить до нього прив'язку, це може бути оплата інвойсу, заробітна плата, тощо |
| Income/Expense category (optional) | відповідає за віднесення транзакції до Cashflow та P&L ,тому потрібно обрати рахунок який буде ідентифікувати цю тразнакцію як дохід чи витрату (рахунки категорії 70 та 80) |
Info
Це поле є обов'язковим для заповнення транзакцій, у котрих в аналітиці Fields лінійка Income/Expense category знаходиться в режимі Hide. Як правило використовують для жорстких проводок, які не будуть мати змінних значень. Тобто це правило буде автоматично працювати для всіх подальших транзакцій, як тільки в полі Document type ви оберете, наприклад, Salary payout, як в прикладі вище.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Project (optional) | можна вказати який проект загалом по цьому типу документу буде обиратися |
Fields - опції вибору полів які мають заповнюватися при узгодженні транзакції.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Income/Expense category | категорія доходу чи витрат (важливо вказувати, аби ця операція потрапляла в Cashflow, якщо вона не обрана у лінійці Income/Expense category (optional)) |
| Counterparty | поле для вибору контрагента (клієнта чи вендора), з проекту не підтягується, тому варто робити обов’язковим |
| Project | поле для вибору проекту зі списку (потрібне для узгодження всіх транзакцій які ви бажаєте бачити в розрізі проектів) |
| Employee | поле для вибору працівника зі списку (потрібне для узгодження транзакцій, які стосуються конкретних працівників) |
| Поле | Опис |
|---|---|
| Hide | приховати поле, якщо воно не потрібне для цього типу транзакції |
| Show | поле буде доступним для заповнення, але не обов’язковим |
| Required | поле буде обов’язковим до заповнення при узгодженні транзакції цього типу |
If the amount is not fully covered, then create an additional transaction - чек бокс, який дозволяє налаштувати додаткову проводку, яка буде формуватися у випадку, якщо сума оплати прийшла не повна, і, наприклад, включає в себе банківську комісію. В такому випадку, у разі обрання цієї опції, система автоматично буде відносити решту суми на вказану вами проводку нижче, до прикладу, віднесення її до банківської комісії.
Приклади налаштування деяких типів документів
Приклад №1. Оплата інвойсу від клієнта
Оплата по інвойсу формує прихід, при цьому по кредиту він проходить як закриття дебіторської заборгованості по рахунку 20.036.001.
Поля Income/Expense category вказуємо, що це оплата від клієнта, щоб дана транзакція потрапила до Cashflow. Поля Counterparty та Project обрані обов’язковими, бо ми хочемо закрити заборгованість певного клієнта по певному проекту і маємо обрати це при узгодженні платежу.
Приклад №2. Виплата зарплати працівникам
Виплата зарплати - це виплата заборгованості працівникам, тому Type - Expense, по дебету це закриття рахунку 50.006.009. У полі Income/Expense category (optional) слід сказати, що ця операція - це розхід у вигляді виплати заробітної плати. Поле Employee обов’язкове, так як слід врахувати, перед ким саме з працівників закрили заборгованість.
FAQ
Питання: Чи є приклад базових налаштувань Document types? Відповідь: Так, ми можемо зі свого боку поділитися прикладом базових налаштувань, а компанія вже доопрацює їх під себе за потреби.
Питання: Якщо компанія вже використовувала фінансовий функціонал ITFin та проводила узгодження вручну, як правильно перейти на використання Document types? Відповідь: Достатньо просто одноразово налаштувати ті типи проводок, які у вас використовуються через Document types та почати їх використовувати при узгодженні.
Питання: Якщо в компанії прописані та використовуються правила узгодження чи цей функціонал доповнює Document types чи потрібно врахувати які є неузгоджені моменти? Відповідь: Якщо ви хочете продовжити використовувати правила, то в Document types варто залишати незаповненими поля Income/Expense category (optional) та Project (optional), вони будуть братися з налаштувань правил узгодження, а сама проводка буде формуватися згідно налаштувань в Document types.