EMPLOYEES¶
З метою ведення інформації по всім працівникам компанії в системі створено окремий розділ Employees. Розділ являє собою довідник, який зберігає детальну інформацію по кожному співробітнику, а саме про освіту, кваліфікацію, підставу для співпраці, рівень володіння англійською і навіть розмір футболки.
Interface overview¶
Створення нового працівника. Для створення нової картки працівника необхідно клікнути на кнопку та внести основні дані.
Tip
Поля відмічені обов’язкові до заповнення.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Contract type* | форма співпраці |
| First name* | ім’я працівника |
| Last name* | прізвище |
| Date of birthday | день народження |
| Personal email | особиста електронна адреса |
| Phone | телефон |
| Skype | скайп |
| Corporate email* | корпоративна електронна адреса |
| Position* | посада згідно налаштованого переліку посад по компанії |
| Office* | локація |
| Date Of employment* | дата працевлаштування |
| Trial period end date | дата закінчення випробувального терміну |
| English level | рівень володіння англійською |
Info
Відмінності між різними формами співпраці можна переглянути тут.
Warning
Якщо у працівника змінюється посада необхідно змінити поле Position у профілі працівника та поле Seniority level у розділі Compensation history.
Для того, щоб переглянути картку працівника користувачу необхідно клікнути на ім'я співробітника у загальному списку розділу. По центру сторінки відображена вся персональна інформація.
Редагування картки. Для редагування персональних даних необхідно клікнути на кнопку редагування .
Змінити фото. На сторінці зліва розташована фотографія працівника, щоб додати або змінити фото, необхідно клікнути на кнопку UPLOAD NEW PHOTO, яка розташоване нижче самої фотографії.
Change Password. () В деталях працівника під фотографією розташована кнопка CHANGE PASSWORD. Для зміни пароля треба клікнути на кнопку, після чого відкриється вікно для введення нового пароля
Reset password:
- new password - поле для внесення нового пароля
- Send notification to user - відправити сповіщення користувачу
- CHANGE
У системі може бути задано два методи авторизації одночасно, наприклад, через акаунт Google та через логін та пароль. В такому разі первинна авторизація буде через акаунт Google, а пароль для логування треба буде створити вже безпосередньо у профілі опцією Change Password та надалі можна буде авторизуватися за допомогою логіну та паролю.
Info
Кожні 7 днів з цілями безпеки система розлогінює юзерів, після чого потрібно заново авторизуватися.
Contract types¶
Відмінності між різними формами співпраці¶
| Contract type | Contractor | Employee | Freelancer | Partner’s | One-time worker | Gig worker |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Враховуємо як віртуальне робоче місце | так | так | так | так | ні (але не більше 2х місяців) |
так |
| Опис | фізична особа підприємець (ФОП) | найманий працівник (в штаті) | позаштатний працівник | позаштатний працівник найнятий через партнера | позаштатний працівник залучений для короткострокової роботи на термін не більше 2х місяців, по закінченю терміну має бути звільнений або переведений як фрілансер | співпраця на умовах гіг-контракту (для резидентів Дія City) |
| Tracking | може звітувати внутрішні і зовнішні години | може звітувати внутрішні і зовнішні години | може звітувати лише зовнішні години | може звітувати лише зовнішні години | може звітувати лише зовнішні години | може звітувати внутрішні і зовнішні години |
| Taxes | оплачує сам (компанія може покривати їх або ні) | оплачує компанія | не покриваються | не покриваються | не покриваються | компанія виступає податковим агентом |
| Можливість реквестити відпустку та лікарняні | так | так | ні | ні | ні | так |
Compensation history¶
В деталях працівника праворуч від основної таблиці розміщений блок Compensation history.
Клікнувши на Add salary користувач може додати працівнику інформацію щодо заробітної історії.
Поля помічені обов’язкові до заповнення.
New compensation
| Поле | Опис |
|---|---|
| Compensation type | типи компенсацій тултіп допоможе зрозуміти призначення кожного типу компенсації |
| Variable | ставка працівника, яка перераховується в залежності від кількості робочих днів в місяці. Наприклад: ставка 3000 $/ міс, 21 робочий день в місяці 3000 / 21 = 142,8 $/день; 142,8 $ / 8 годин = 17,86 $ / год |
| Hourly | погодинна оплата, яка розраховується в залежності від рейту та кількості відпрацьованих годин. Винагорода нараховується за формулою n * r, де n - кількість відпрацьованих годин, а r - погодинна ставка |
| Fixed | фіксована ставка, яка не залежить від кількості зазвітованих годин. Також на розмір такої виплати не впливатиме звітування відпустки, лікарняних, unpaid, тощо |
| From | дата з якої починається нарахування |
| To | дата наступного перегляду зарплатної історії. Поле не обов’язкове |
| Internal | загальні відпрацьовані робочі години (на компанію) |
| External | години відпрацьовані над певним проєктом |
| Seniority level | професійний рівень працівника згідно переліку по заданій позиції |
| Tax compensation | чек-бокс для компенсації податку працівнику |
| Additional % will added to salary | відсоток податку, який компанія компенсує працівнику разом із зарплатою. Користувач вказує відсоток компенсації податку. По замовчуванню встановлено 5% |
| Do not include additional taxes | чек-бокc дозволяє не включати ЄСВ в нарахування. По замовчуванню чек-бокс пустий. Додано для людей звільнених від сплати податку |
| Notes | поле для коментарів |
Employee Timeoffs¶
В цьому блоці HRM може звітувати дні відсутності за працівника та бачити який баланс днів відображається працівнику на його стартовій сторінці ITFin.
Для зручності в цьому блоці показані dayoffs за період +- 3 місяці від сьогодні.
Для доступу до цього блоку для ролі користувача потрібно увімкнути скоуп employees_can_manage_timeoffs.
Add timeoff
| Поле | Опис |
|---|---|
| Leave period* | період відсутності працівника |
| Reason* | причина відсутності |
| Comment* | додатковий деталізований коментар |
| Create request | опція дозволяє створити реквест на обраний тип відсутності, який буде направлено на узгодження аппруверам |
| Send notification to approvers | опція вмикає відправку сповіщення аппруверам про те, що створено новий реквест який вони повинні узгодити |
Info
Якщо опції Create request та Send notification to approvers вимкнені обраний тип відсутності буде відразу зазвітовано та враховано в трекінгу працівника без додаткового узгодження.
Payout methods¶
В цьому розділі вказується яким чином працівник бажає отримувати виплату.
Задати доступні методи виплат по компанії потрібно в розділі Company>Settings>Payout methods.
Інструкції стосовно налаштувань методів виплати описані у розділі Payout.
Setup payout method
| Поле | Опис |
|---|---|
| Primary payout method* | основний метод виплати |
| Split payout | опція розділення виплати, якщо працівник отримує виплату двома різними каналами |
| Percent/Amount | опція вибору яким чином відбувається розподіл між двома методами (у відсотковому співвідношенні чи за розміром суми виплати) |
| Primary payout percent / Primary payout amount** | % виплати за основним методом / розмір виплати за основним методом |
| Second payout method* | другий (вторинний) метод виплати |
По обраному методу виплати вказуються реквізити працівника, які будуть відображені в його інвойсі.
Assignments¶
Даний розділ зберігає інформацію про всі поточні асайменти працівника, тобто тут можна бачити назви проєктів на які залучений працівник, період залучення та відсоток (allocation).
Personal information¶
Даний підрозділ містить інформацію стосовно підприємницької діяльності. Для редагування або внесення додаткової інформації треба клікнути кнопку після чого відкриється модальне вікно.
Info
Поля помічені обов’язкові до заповнення.
MAKE A PRIVATE ENTREPRENEUR
| Поле | Опис |
|---|---|
| ✅ Yes, currently is Private Entrepreneur | |
| Invoice Prefix* | ініціали прізвища та імені, наприклад: IPRO |
| Contract date* | дата договору про співпрацю |
| Personal Info | |
| Повне ім'я (українською)* | поле для внесення повного імені співробітника. Інформація повинна бути внесена українською мовою |
| Full name (english)* | поле для внесення повного імені співробітника. Інформація повинна бути внесена англійською мовою |
| Повна адреса (українською)* | поле для внесення повної юридичної адреси українською мовою |
| Full address (english)* | поле для внесення повної юридичної адреси англійською мовою |
| Individual Tax Number* | індивідуальний податковий номер (ІПН) |
| Registration Number* | свідоцтво про реєстрацію |
| Issue Date* | дата реєстрації |
| Місто* | місто (українською мовою) |
| City* | місто (англійською* мовою) |
| Паспортні дані (українською) | поле для внесення паспортних даних працівника. Інформація повинна бути внесена українською мовою |
| Bank Information | |
| Account Number* | номер рахунку |
| IBAN* | номер IBAN |
| Beneficiary’s bank* | банк берефіціар |
| Bank address* | юридична адреса банку |
| SWIFT code* | SWIFT код |
| Correspondent bank | банк корреспондент |
| Correspondent bank SWIFT code | SWIFT код банка корреспондента |
| Corespondent account | номер рахунку банка корреспондента |
| SAVE |
Система може генерувати інвойси для ФОПів. Вся внесена вище інформація як раз для цього використовується.
Генерація контракту. В системі є можливість згенерувати договір між працівником і компанією форматі PDF. Для цього необхідно клікнути на кнопку AGREEMENT WITH EMPLOYEE і система автоматично підставить інформацію у вордівський шаблон та згенерує готовий контракт.
Commissions & Bonuses¶
В системі є можливість додавання реферальних виплат працівнику. Ця опція буде корисною для sales менеджерів компанії. Додати такі комісії можна у профілі працівника Crew >Employee Name у вікні Commissions & Bonuses натиснувши +Add new commission/bonuses.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Employee* | Працівник,якому нараховується комісія |
| Project* | Проект, за який буде нараховуватись комісія |
| Start Day* | Дата початку нарахування комісії |
| End day | Дата припинення нарахування комісії |
| Net | Опція, що передбачає компенсацію податків |
| Gross* | Опція, що не передбачає компенсацію податків |
| Type* | Тип комісії, опис доданий нижче на сторінці |
| Amount | Розмір комісії (зазначається у %, або фіксованій сумі) |
| Notes | Є можливість вказати нотатки |
В системі запропоновані наступні типи комісій:
- Fixed - фіксована сума для виплат.Для даного типу комісії є можливість обрати валюту нарахування. При калькуляції зп така сума буде конвертуватись по курсу НБУ на дату такого нарахування.
-
Percent from transaction - відсоток від надходжень по проекту у звітному місяці.
-
Percent from invoice - відсоток від загальної суми інвойсів по проекту у звітному місяці.
- Percent from invoice lines - відсоток від лінійки інвойсу по проекту у звітному місяці .(наприклад за окремого працівника)
Info
Періодом нарахування комісій та бонусів в системи вважається звітний місяць, та відображаються такі комісії у пейролі.Якщо у вказаному періоді буде зазначено декілька видів комісій(наприклад за різні проекти,типи комісій тощо), то такі комісії будуть відображатись окремими лінійками у пейролі.
Info
Опція Net/Gross для комісії активна для працівників у яких включена компенсація податків для нарахування зп , для працівників у яких така опція не відзначенна,то бонус по замовчуванню буде нараховуватись за типом Gross.
Skills & Experience¶
Даний блок містить інформацію про рівень володіння англійською, скіли та навички працівника. При плануванні подальшої роботи команди, чи формуванні команди під конкретний проєкт, користувач може здійснювати пошук за скілами працівників, які були внесені в систему.
Tip
Наразі в системі можна задати тільки одну основну спеціалізацію (категорію та субкатегорію). Загалом в системі зберігається близько 10 000 різних скілів, тому по кожній субкатегорії виведено тільки основні. Задати додаткові скіли можна через опцію "Other skills", де потрібно почати введення щоб розпочався пошук (пошук буде здійснюватися серед всіх доступних в системі скілів).
Files¶
В системі є можливість вести файловий документообіг. Тобто ви можете завантажити в систему файли які стосуються працівника та зберігати їх тут. Наприклад договір співробітництва, банківські документи тощо.
Inventory¶
Цей розділ створений для ведення обліку основних фондів компанії (техніка, меблі, обладнання). В систему вноситься перелік майна, та фіксується вартість на момент придбання. Всі предмети поділяються на категорії. По різних категоріях можна налаштувати нарахування амортизації. Далі вказати перелік предметів, вибрати категорію, працівника та його офіс. В деталях працівника, в цьому підрозділі можна побачити коли та які саме предмети були надані у користування кожному працівнику.