Обмеження звітування часу

Оскільки ITFin одночасно використовують різні працівники компанії і звітування годин часто є базою подальшого обліку в системі, для запобігання виникнення помилок ми передбачили логіку, що обмежує періоди звітування.

Як працюють обмеження

Щопонеділка о 12:00 UTC - 15:00 за київським часом блокується можливість звітувати час за попередній тиждень чи вносити будь-які коригування, що впливають на трекінг (відпустки, лікарняні тощо).

Для уникнення ситуацій, коли працівники забувають звітувати години за тиждень, котрий завершився, адміністратор системи може налаштувати автоматичну відправку нагадувань, тоді в понеділок зранку працівники у яких є незазвітовані дні на попередньому тижні отримують лист-нагадування.

Чому це важливо

З практики, найкраще звітувати час щоденно, тоді імовірність не пригадати над чим саме проводилася робота мінімальна, і звіт буде найбільш актуальним.

Якщо команда щоденно звітує години менеджер постійно бачить актуальну ситуацію та може оперативно відстежувати часові витрати на різного роду активності.

Проте, найголовнішою причиною існування обмежень по звітуванню є специфіка ІТ-галузі та аутсорсингових проєктів. Адже проєктний чи фінансовий менеджер (в залежності від розподілу задач в компанії) на основі звітування часу формує інвойси клієнтам і в цьому процесі важливо, щоб в інвойс потрапили коректні дані які після відправки інвойсу вже не будуть змінені і компанія не понесе додаткових фінансових втрат.

Крім цього, зазвітовані години також враховуються при формуванні платіжної відомості на оплату праці, фінансових звітів та розрахунку прибутковості проєктів та бізнесу в цілому.

Таким чином превентивні заходи щодо обмеження трекінгу за минулі періоди запобігають виникненню конфліктуючих ситуацій, які можуть спричинювати збитки бізнесу.

Як діяти, якщо внести виправлення необхідно

Якщо звітування часу вже заблоковано, а внести виправлення все ж необхідно - такі випадки мають розглядатися та погоджуватися індивідуально (з урахуванням можливих негативних впливів на бізнес).

Повноваження для відкриття доступу для звітування за попередні періоди надаються адміністратором системи. Зазвичай така опція доступна фінансовому та проєктним менеджерам. Детальніше про відкриття доступу до звітування описано в розділі Open Reporting.