Policies

Tracking policy

Settings	Description
Disable manual time tracking	Вимкнення ручного трекінгу. Опцію доцільно використовувати якщо трекінг інтегровано з іншими ресурсами, наприклад з Jira, для того, щоб ніхто з працівників не міг вносити зміни в трекінг вручну безпосередньо в ITFin
Minimum comment length	Мінімальна довжина коментаря який має внести працівник, щоб зазвітувати години при ручному трекінгу в ITFin
Send notification about untracked hours	Вмикає нагадування про незазвітовані години. Нагадування направляється на e-mail щопонеділка всім працівникам, які мають призначення в проєктах, а також в останній день місяця працівникам та проєктним менеджерам, для перевірки звітування їх команд за місяць. Звітність за попередній тиждень закривається в понеділок о 12:00 (по GMT)
Daily working hours	Денна норма робочих годин, яка буде братися за базу розрахунків у системі

Approval policy

Settings	Description
Name	Найменування ланцюжка узгодження (наразі найменування є системними і відповідають тим запитам по яким можливе налаштування узгодження)
Approval chain is enabled	Опція увімкнення ланцюжка узгодження
Initiator	Працівники, які матимуть змогу створити запит, що підлягатиме узгодженню
Approver(s)	Працівники, що будуть входити до ланцюжка узгодження
In this field you can select an employee for testing the approval chain process	Опція перевірки налаштувань ланцюжка узгодження. Слід обрати працівника для перевірки і система покаже, які колеги для нього будуть затверджувачами

По кожному типу запиту можливо налаштувати покроково процес його узгодження(є змога створення декількох кроків). Можна вибрати конкретну людину, або роль відносно цієї людини (наприклад, Line manager).

• Account manager(s) - менеджери, які закріплені за клієнтами на проєктах де працює людина;
• Project manager(s) - проєктні менеджери з проєктів, де залучена людина;
• Line manager, HR manager, Resource Manager, Accountant - це люди, які вказані в профілі працівника;
• Head of the team - керівник команди (за оргструктурою);
• Head of the department - керівник відділу, до якого належить команда (за оргструктурою);
• Head of the parent department - керівник відділу на рівень вище (за оргструктурою).

Якщо обрано All потрібно буде спочатку всім вказаним людям затвердити запит, і тільки після цього співробітникам, які вказані у наступному кроці, стане доступна можливість затвердження.

Якщо обрано Any, достатньо буде однієї людини із заданого списку для того, щоб могли затвердити люди з наступного кроку.

Time Off policy

Settings	Description
Allow track unpaid time offs	Вмикає можливість реквестити/звітувати неоплачувану відпустку
Vacation policy
Minimum vacation days	Мінімальна кількість днів відпустки, яку може взяти працівник (в систему зашита логіка, що в працівника завжди має залишатися не менше ніж ця кількість днів, тому ми радимо фіксувати 0 або від’ємне значення, при від’ємному значенні працівник зможе брати дні відпустки ніби “в борг”, якщо станом на дату реквесту йому вони ще не нараховані)
Annual vacation days limit	Річна кількість оплачуваних днів відпустки
Maximum vacation days	Максимальна кількість оплачуваних днів відпустки, які можуть бути нараховані у працівника
Reset vacation days to 0 at start of the year	Всі не використані протягом року дні відпустки згорають о 00:00 1 січня
Add burned vacation days to payroll compensation	Дні відпустки, які нараховані понад значення Maximum vacation days враховуються у виплату пейролу. Наприклад, якщо максимальна кількість днів відпустки - 20 і працівник пропрацював досягнув цього значення, подальші дні нарахованої відпустки (ті, що понад 20) будуть щомісяця згорати та враховуватися у виплату по пейролу
Disable part timeoff hours input	Прибирає можливість ручного введення годин часткової відсутності. При увімкненій опції працівники зможуть реквестити або 8 або 4 години
Calculation method	Метод калькуляції бази для нарахування виплат по відпустці

Warning

Якщо опції Reset vacation days to 0 at start of the year або Add burned vacation days to payroll compensation не задано, то за замовчуванням дні відпустки, нараховані понад встановлений Maximum vacation days будуть згорати без компенсації.

Методи калькуляції нарахувань по відпустці

FIFO [First In, First Out] - розмір виплат по відпустці розраховується починаючи з дати коли були нараховані перші з наявних дні відпустки та з компенсації яка була встановлена на той момент.

LIFO [Last In, First Out] - розмір виплат по відпустці розраховується починаючи від сьогодні, з компенсації яка є зараз.

Average - для розрахунку розміру виплати береться середній розмір компенсації.

Salary based - для розрахунку розміру виплати використовується поточний розмір компенсації.

Приклад. Іван має 18 днів відпустки в рік, щомісячно йому нараховується 1,5 дня відпустки і він розпочав роботу в компанії з 1 січня. Візьмемо за умову, що кількість робочих днів у кожному місяці - 20. Перші 3 місяці щомісячна компенсація Івана складала 1000 у.о., потім ще 3 місяці 1500 у.о. і 1 липня Іван вирішив взяти відпустку на 6 днів. Отже, розрахунки за різними методами будуть наступні:

FIFO - 4,5 дні * 3000/60 + 1,5 дня * 1500/20 = 337,5 у.о.

LIFO - 4,5 дні * 4500/60 + 1,5 дня * 1000/20 = 412,5 у.о.

Average - 6 днів * 1250/20 = 375 у.о.

Salary based - 6 днів * 1500/20 = 450 у.о.

Invoicing policy

Settings	Description
Enable invoice sending	Вмикає можливість відправляти інвойс клієнту безпосередньо з ITFin