Усі нові транзакції (імпортовані чи внесені вручну) повинні проходити через процес узгодження для доповнення транзакції додатковими даними.

Процес узгодження транзакцій, формує основні проводки при обробці виписок. Визнання транзакції як доходу або витрати починається з вибору типу документа, далі заповнюються аналітичні поля (рядок витрат/доходів, проєкт, контрагент, співробітник тощо), налаштовані в системі для відповідних видів транзакцій.
Ці налаштування можна знайти та змінити в розділі Компанія > Налаштування > Типи документів > Транзакції. 

Налаштування категорій доходів та витрат здійснюються в розділах Налаштування >/ Категорії доходів та Категорії витрат. Для побудови фінансових звітів надалі по кожній категорії надходжень/витрат слід вказати як вона асоціюється з планом рахунків та якому рядку Кешфлоу відповідає.

Огляд інтерфейсу

Сторінка умовно поділена на декілька частин. З лівої сторони розташовані банківські виписки. При імпортуванні кожної транзакції їй призначується id, відображується дата проведення транзакції в системі та сума. Дата транзакції визначає у звітах належність до відповідного місяця. В правій частині сторінки розташовані основні блоки для деталізації транзакції.

У разі помилкового узгодження транзакції дію можна скасувати через розділ Транзакції, необхідно обрати опцію редагувати транзакцію та зняти галочку Ця транзакція узгоджена, після цього така операція знову повернеться на етап узгодження.

Цю опцію також можна використовувати для узгодження транзакцій, однак важливо враховувати певні особливості. Технічно ви можете відкрити транзакцію в режимі редагування та поставити або зняти позначку «Ця транзакція узгоджена» — після цього транзакція відповідно стане узгодженою або повернеться на етап узгодження.

Водночас ми не рекомендуємо використовувати цей спосіб як основний механізм узгодження, оскільки при редагуванні транзакції вручну є ризик пропустити обов’язкові поля (наприклад, проєкт, працівник тощо). Через це можуть виникнути помилки в обліку або некоректні показники у звітах. 

Набагато безпечніше виконувати узгодження через спеціальну сторінку — у такому разі система автоматично застосовує правила типів документів і контролює заповнення обов’язкових полів, в тому числі генерує фінансову проводку за заданим правилом. 

Також важливо враховувати, що якщо узгоджувати транзакцію через цю опцію «Ця транзакція узгоджена», то її не можна буде пов'язати з інвойсом чи запитом на оплату. 

Таблиця рахунків

Таблиця інвойсів відображає найбільш підходящі інвойси для узгодження. Система підбирає інвойси по таких критеріях:

• Дата виставлення інвойсу не раніше дати транзакції. Неможливо провести оплату інвойсу, який не був виставлений на момент транзакції;
• Для від'ємної транзакції таблиця буде містити інвойси типу Credit Note (повернення коштів), для додатніх - Regular та Prepayment;
• Інвойси відображаються у валюті тразнакції;
• Інвойси зі статусами Sent (Late, Short Debt, Long Debt) та Partially Paid.

Розшифровка для P&L

Цей блок відповідає за створення та відображення проводок у звіті P&L. Для коректного відображення транзакції у звіті необхідно клікнути кнопку +Додати рядок та заповнити основні поля:

• debit account – дебетовий рахунок
• credit account – стаття витрат
• amount – сума транзакції
• comment - коментар

Коментарі

Для коментарів виділено окремий блок, де користувачі можуть залишати різні нотатки щодо кожної транзакції. Всі записи та журнал коментарів будуть відображатися як тут, так і в окремій колонці на сторінці Рахунки.

Для узгодження транзакції необхідно клацнути на зелену кнопку Узгодити.

На сторінці можна додавати скан чека, якщо клацнути на кнопку Прикипіти чек. 

Детальнішу інформацію про цей функціонал можна знайти у навчальному відео.