Функціонал дозволяє покрити в ITFin процеси створення та опрацювання запитів на відшкодування коштів працівникам та оплату вендорам, з можливістю відстежувати всі запити в одному місці та моніторити баланси по контрагентах.

Загалом є 3 види запитів, які можуть використовуватися як окремо, так і в комбінаціях:

• Відшкодування коштів працівнику (в зарплатну відомість або відразу переказом на рахунок працівника)
• Оплата вендору
• Поповнення балансу (гаманця) працівника (підзвітні кошти) з наступним звітуванням використання підзвітних коштів (через відшкодування з власного балансу).

Доступи до функціоналу:

Can see reimbursement payment requests (finance_payment_requests_view_reimbursement). Вмикає віджет на сторінці Мій трекер з доступом створювати запити по Reimbursement (Pay now та Add to payroll)

Can see refill payment requests (finance_payment_requests_view_refill). Вмикає віджет на сторінці Мій трекер з доступом створювати запити по Refill та Reimbursement (from balance)

Can see vendors payment requests (finance_payment_requests_view_vendors). Вмикає віджет на сторінці Мій трекер з доступом створювати запити по Payment to vendor

Can see own payment requests (finance_payment_requests_extended). Вмикає розділ Компанія>Запити на оплату та дає доступ працівнику бачити власні запити і бачити власний баланс (працює тільки за умови що юзер має finance_payment_requests_view_reimbursment або finance_payment_requests_view_refill або finance_payment_requests_view_vendors ) 

Can manage payment requests (finance_payment_requests_view_any). Вмикає розділи Компанія>Запити на оплату, Налаштування>Запити на оплату та дає доступ створювати та редагувати всі запити, бачити всі запити, бачити загальний баланс, а також налаштовувати типи платіжних запитів.

За наявності доступу працівник буде бачити віджет для створення запитів на покриття витрат:

А бухгалтер буде мати змогу відстежувати всі запити на оплату в 1 місці:

Відшкодування

Відшкодування в зарплатну відомість

Перед використанням запитів на відшкодування в зарплатну відомість перевірте, щоб у Політиці P&L було вказано, яку проводку має формувати у платіжній відомості відшкодування витрат працівникам (за потреби, створіть окремий рахунок для обліку відшкодувань).

Проводка з поля Expense Reimbursement буде братися за замовчуваням, якщо не обрано тип лінійки у полі Види рядків оплати праці.

Якщо по типу запиту буде вказано конкретну лінійку то саме так узгоджена сума буде відображатися в зарплатній відомості та формуватиме вказану для цієї лінійки проводку.

Після узгодження запиту та перерахування запрлатної відомості сума буде додана до виплати працівнику, як частина його зарплати.

Автор запиту не зможе скасувати узгоджений запит, але узгоджувачі можуть його відхилити, якщо ще не заблоковано зарплатну відомість та не закрито фінансовий період.

В разі відхилення запиту важливо перерахувати пейрол та перегенерувати фінансові проводки в PNL.

Крок 1. Налаштуйте типи запитів

Типи запитів створюються в розділі Налаштування >  Запити на оплату.

Крок 2. Надайте доступи працівникам створювати запити на відшкодування 

Крок 3. Схваліть запит

Якщо це запит на оплату в платіжну відомість, після узгодження потрібно перерахувати її, щоб сума була додана в зарплату працівнику.

Виплатити зараз

Цей тип запиту використовується у разі відшкодування витрат на власний рахунок працівника (до якого компанія не має корпоративного доступу) з одночасним визнанням цієї операції як витрати по факту переказу коштів працівнику.

Після узгодження запиту не створюється жодних проводок.

Проводка про визнання витрат формується вже при узгодженні платежу.

Проводка буде наступна:

Др - витратний рахунок 80.xxx.xxx

КР - банківський рахунок 20.xxx.xxx

Тобто, такі запити після оплати відразу визнаємо як витрату і від працівника вже не потребуємо додаткового звітування.

При оплаті коштів працівнику слід узгодити платіж як конкретну витрату та злінкувати з запитом. Це потрібно для того щоб статус запиту змінився на Оплачено.

Для цього слід попередньо створити в типах документів з узгодження окрему категорію документа, який буде узгоджуватися з запитом на відшкодування, таким чином запит буде переводитися в статус Оплачено.

Приклад налаштування категорії Типу документа для узгодження платежу:

Відшкодування з балансу

Цей тип запиту використовується виключно разом з функціоналом запитів на поповнення балансу. Передбачає звітування працівником витрат по раніше отриманим корпоративним коштам (на рахунок до якого компанія не має корпоративного доступу). 

Оплата вендору

На основі узгодженого Запиту на оплату вендору стає можливим створення рахунку-фактури.

Інвойс створюється у статусі Опубліковано, після перегенерації PNL в Головній книзі з’являється проводка.

Проводка яку формує рахунок-фактура налаштовується в PNL Policy + по категорії витрат, обраній в інвойсі.

Відповідно до створеного рахунку-фактури бухгалтер здійснює платіж контрагенту, завантажує в систему виписку та узгоджує транзакцію вказуючи в дебет проводки рахунок, на якому накопичується кредиторська заборгованість (у наших прикладах це 50.063.001). Це той самий рахунок, який вказано в PNL Policy.

Також при узгодженні бухгалтер обирає який рахунок оплатила компанія, щоб змінити статус рахунку та запиту на Оплачено.

Крок 1. Налаштуйте типи запитів

Для запитів  Оплата постачальнику вказані в налаштуваннях типу категорія доходів, проєкт, контрагент тощо будуть підтягуватися у накладну, яку бухгалтер формуватиме після узгодження запиту.

Бухгалтер (або інший працівник з доступом менеджити цей функціонал) буде мати змогу їх відредагувати чи заповнити самостійно при редагуванні заявки, якщо у працівника відсутній доступ, наприклад, до контрагентів.

Крок 2. Надайте доступи працівникам створювати запити на оплату вендорам

Крок 3. Схваліть запит

В першу чергу варто перевірити чи всі деталі вказано у запиті, за потреби - доповнити їх.

Редагування запиту (додавання контрагента):

Загальна комунікація щодо запиту може відбуватися у коментарях до нього:

Після узгодження запиту працівник вже не зможе сам його скасувати.

Крок 4. Створіть накладну на покупку по цьому запиту

Важливо перед створенням накладної переконатися, що у вас прописане у Політиці P&L правило щодо формування проводок по накладних на покупку, а також що категорії витрат співвіднесені з планом рахунків.

Створюємо накладну:

Накладна на покупку буде створена у статусі Опубліковано, а статус запиту на оплату контрагенту буде змінено на Очікує оплату.

Відстежувати баланс по оплатах контрагенту можна на вкладці Баланси:

Крок 5. Налаштуйте Тип документа для узгодження транзакцій по оплаті вендорам

Обов’язково вкажіть, що такі оплати мають узгоджуватися з Накладними на покупку.

Крок 6. Здійсніть оплату та узгодьте її зі сформованою накладною

Після того як оплата буде узгоджена, статус Накладної на покупку та запиту на оплату вендору буде змінено на Оплачено.

Поповнення та звітування використання підзвітних коштів

Цей тип запитів на оплату передбачає, що ваша компанія надає працівнику підзвітні кошти для оплати товарів/послуг необхідних самій компанії.

З погляду фінансового обліку ви не здійснюєте витрат коли надаєте кошти працівнику, а переміщуєте їх між рахунками, тому для використання цих типів запитів потрібно створити банківський/готівковий рахунок або для кожного працівника, який буде отримувати підзвітні кошти або загальний віртуальний гаманець, на який ви переміщуватимете кошти, видані працівникам. 

Після того як працівник зазвітує використання підзвітних коштів через Відшкодування (from balance) на базі його звітування ви створите транзакцію на визнання витрат.

У випадку, якщо це 1 віртуальний гаманець, бачити баланси по працівниках щодо наявних підзвітних коштів ви зможете через функціонал Запитів на оплату на вкладці Баланс.

Віртуальний гаманець слід створити як готівковий рахунок.

Факт перерахунку коштів працівнику проводиться як переміщення коштів на віртуальний гаманець, тобто вони все ще належать компанії, а по балансах у розділі Запити на оплату ви зможете відслідковувати залишок суми яка в працівника на руках.

Крок 1. Налаштуйте типи запитів

Приклади:

Для запиту на Поповнення

Для відшкодування з балансу

Крок 2. Надайте доступи працівникам

Крок 3. Схваліть запит та здійсніть виплату 

Слід налаштувати Тип документа для узгодження виплати працівнику (узгоджуємо таку виплату як переказ коштів між своїми рахунками).

При узгодженні лінкуємо платіж із запитом:

Далі для коректного проведення трансферу коштів на гаманець працівника чи віртуальний рахунок слід створити транзакцію з отримання платежу та злінкувати їх між собою.

Крок 4. Зафіксуйте витрату на основі звітування працівником

Використання підзвітних коштів працівник звітує через опцію Відшкодування (from balance).

При цьому у віджеті Мої витрати після виконання вами Кроку 3 працівник буде бачити яка сума у нього є на балансі (на руках).

Після узгодження цього запиту вам стане доступним створення ручної транзакції з віртуального рахунку (чи гаманця працівника) для визнання витрати яка відбулася.

Таким чином у вас по цим операціям мають бути 3 фінансові проводки:

1) переміщення коштів з банківського рахунку компанії на рахунок віртуального гаманця 

2) отримання коштів на віртуальний гаманець

3) визнання витрати на основі квитанцій які зазвітував працівник

Мультивалютність запитів

Працівнику при створенні запиту доступні ті валюти, які задані в налаштуваннях по компанії (Компанія>Налаштування>Валюта).

По мультивалютних запитах існує обмеження, що валюта платежу має = валюті в запиті, інакше не можна буде злінкувати платіж з запитом та перевести статус запиту в Оплачено (обмеження не стосується запитів на оплату в платіжну відомість).

Тому, якщо працівник робить запит в гривні, але ви будете оплачувати в доларі, то до узгодження запиту слід відкоригувати його (змінити суму та валюту).

Зміни внесені в суму запиту відображаються в Журналі дій.

Зміни також показуються на сторінці самого запиту у вкладці Зміни.

По запитах Оплата вендору при створенні Накладної на купівлю для конвертації в долар використовуються курс з тих джерел, які вказані у налаштуваннях рахунку. Якщо є декілька рахунків у обраній валюті з різними джерелами для розрахунку курсу - з’являється можливість обрати потрібне джерело:

Зміна статусів запитів

Баланси по Запитах на оплату

Вкладка з балансами дозволяє відстежувати в одному місці розрахунки по контрагентах.

Суми згруповано по валютам та контрагентах, при цьому можна відкрити групування та переглянути чи є невиплачені суми по конкретному запиту.

В перших 3-х стовпцях таблиці відображено скільки та кому має сплатити ваша компанія, в наступних 3-х стовпцях скільки підзвітних коштів було надано на руки працівникам та яку суму вони ще не відзвітували (баланс буде змінюватися лише якщо ви використовуєте refill).

На баланси впливають наступні запити:

1. Відшкодування (pay now) - відображається в балансах по компанії
2. Поповнення - відображається в балансах по підзвітним коштам, виданим на руки працівникам
3. Відшкодування (from balance) - зменшує баланс (борг перед компанією) працівника
4. Оплата вендору - відображається в балансах по компанії

Запит на Відшкодування в платіжній відомості не відображається на вкладці з балансами, оскільки виплата відбуватиметься разом з зарплатою.

FAQ

Питання: Чи можливо користуватися функціоналом Запитів на оплату якщо ми не використовуємо фінансовий модуль?
Відповідь: Оскільки наразі ручна зміна статусів запитів не передбачена, більшість флоу буде перетинатися з фінансовими налаштуваннями, зокрема для того, щоб запит на Відшкодування (Pay now) перевести в статус Оплачено, потрібно додати в систему платіж, налаштувати типи документів для узгодження та злінкувати платіж з запитом. Без використання фінансового модуля, за умов якщо ви використовуєте тільки пейрол можна використовувати Відшкодування в пейрол, там потреба у додаткових налаштуваннях мінімальна.

Питання: Чи можна робити запити в інших валютах, а не тільки в гривні?
Відповідь: Так, ми додали цю можливість. Важливо щоб валюта запиту відповідала валюті майбутнього платежу (окрім запитів на оплату в платіжну відомість).

Питання: Як виплатити працівнику іншу суму, ніж він вказав у запиті? 
Відповідь: Допоки запит в статусі Pending (Очікує схвалення) бухгалтеру доступне редагування полів запиту через список усіх запитів на оплату, в полі Actions (Дії). Зокрема, таким чином змінюється також сума.

Питання: Чи можна збільшити кількість вкладень до запиту?
Відповідь: В поточній версії функціонала максимальна кількість файлів для вкладення у запит - 3. Якщо у вас є потреба додавати більше файлів — будемо вдячні за детальний опис кейсу в чат підтримки.

Питання: Як включити покриття податків при відшкодуванні в платіжну відомість?
Відповідь: Наразі рекомендуємо додавати в опис до форми створення запиту інформацію про необхідність врахування суми покриття податком безпосередньо працівником при створенні запиту, навівши також приклад розрахунку. Якщо працівники все ж створять запит з некоректною сумою — у вас є можливість обговорити деталі в коментарях до запиту та внести коригування у сам запит працівника (допоки він ще не схвалений чи відхилений).

Питання: Чи можна використовувати запити на Поповнення разом зі звітуванням через Telegram bot?
Відповідь: Ні, зараз функціонал Запитів на оплату не передбачає такого звітування. 

Питання: Як можна скасувати платіж по запиту на оплату? 
Відповідь: В самому запиті потрібно натиснути “Відмінити”, після чого перерахувати зарплатну відомість — нарахована компенсація по запиту зникне. Це має зробити хтось з узгоджувачів запиту. Працівнику доступне скасування свого запиту тільки якщо він ще не схвалений.

Питання: Як компенсувати витрати по запиту на оплату в платіжну відомість за минулий місяць? 
Відповідь: При створенні запиту у полі "Термін виконання" можна обрати минулий місяць. Редагування доступне тільки поки запит не схвалено.

Питання: Як виправити ситуацію, якщо злінкувати платіж при узгодженні не з тим інвойсом? 
Відповідь: Видалити платіж, повторно завантажити в ITFin та коректно узгодити.