Функціонал Типи документів доданий для спрощення процесу узгодження транзакцій, щоб не доводилося запам’ятовувати яка транзакція які проводки в системі має формувати та уникнути помилок некоректного внесення.
Вкладка транзакції
На цій вкладці налаштовуються всі проводки, які створюються при узгодженні транзакцій.
Всі транзакції згруповані по доходах та витратах, таким чином, якщо це буде прихід, то вам пропонуватиметься набір типів документів з групи Прибуток, та якщо це розхід тоді це транзакція — з групи Витрати.
Поля при створенні нового типу документа:
Поля — опції вибору полів які мають заповнюватися при узгодженні транзакції.
Якщо сума не повністю покрита, то створити додаткову транзакцію — чек бокс, який дозволяє налаштувати додаткову проводку, яка буде формуватися у випадку, якщо сума оплати прийшла не повна, і, наприклад, містити банківську комісію. В такому випадку, у разі обрання цієї опції, система автоматично буде відносити решту суми на вказану вами проводку нижче, до прикладу, віднесення її до банківської комісії.
Приклади налаштування деяких типів документів
Приклад №1. Оплата інвойсу від клієнта
Оплата по інвойсу формує прихід, при цьому по кредиту він проходить як закриття дебіторської заборгованості по рахунку 20.036.001.
У полі Категорія доходів/витрат вказуємо, що це оплата від клієнта, щоб дана транзакція потрапила до Cashflow. Поля Контрагент та Проєкт обрані обов’язковими, бо ми хочемо закрити заборгованість певного клієнта по певному проєкту і маємо обрати це при узгодженні платежу.
Приклад №2. Виплата зарплати працівникам
Виплата зарплати — це виплата заборгованості працівникам, тому Тип — Витрата, по дебету це закриття рахунку 50.006.009. У полі Категорія доходів/витрат слід сказати, що ця операція — це розхід у вигляді виплати заробітної плати. Поле Працівник обов’язкове, тому, що слід врахувати, перед ким саме з працівників закрили заборгованість.
FAQ
Питання: Чи є приклад базових налаштувань Типів документів?
Відповідь: Так, ми можемо зі свого боку поділитися прикладом базових налаштувань, а компанія вже доопрацює їх під себе за потреби.
Питання: Якщо компанія вже використовувала фінансовий функціонал ITFin та проводила узгодження вручну, як правильно перейти на використання Типів документів?
Відповідь: Достатньо просто одноразово налаштувати ті типи проводок, які у вас використовуються через Типи документів та почати їх використовувати при узгодженні.
Питання: Якщо в компанії прописані та використовуються правила узгодження чи цей функціонал доповнює Типи документів, чи потрібно врахувати, які є неузгоджені моменти?
Відповідь: Якщо ви хочете продовжити використовувати правила, то в Типах документів варто залишати незаповненими поля Категорії доходів/витрат та Проєкт, вони будуть братися з налаштувань правил узгодження, а сама проводка буде формуватися згідно з налаштуваннями Типів документів.
Навчальне відео містить більше інформації про цей функціонал.