За базовими налаштуваннями в ITFin калькулятор відпусток не генерує проводок, а відпустка визнається як витрата по факту її використання працівником (проводка генерується при формуванні платіжної відомості).

Фонд оплати відпусток дозволяє визнавати витрати на оплату відпусток по факту їх нарахування працівнику. Таким чином витрати на відпустку рівномірно відображаються в P&L протягом року, а баланс компанії по відпустках обліковується не тільки в калькуляторі відпусток, а також і на окремому рахунку.

Що важливо враховувати якщо ви бажаєте використовувати фонд відпусток:

1. Фонд відпусток імовірно не актуальний вам, якщо ви не використовуєте фінзвіти в ITFin. Облік резерву відпусток — це частинка фінансового обліку, він передбачає формування певних проводок для відображення руху балансів по рахунку, тому використання фонду відпусток передбачає, що ви використовуєте фінансовий модуль в ITFin та слідкуєте за фінансовими звітами (звіт P&L, Оборотно-сальдова відомість, Головна книга).
2. Слід синхронізувати облік фонду відпусток з політикою компенсації відпусток, яку ви використовуєте. Функціонал обліку фонду відпусток вимагає врахування вашої поточної політики відпусток. Якщо відпустки обнуляються 1 січня і невикористані суми компенсуються працівникам — перехід буде найлегшим. Якщо у вас немає обнулення відпусток в кінці календарного року, або ж ви не компенсуєте невикористані відпустки працівникам чи компенсуєте частково — потрібні будуть додаткові дії в системі для того, щоб відкоригувати баланси по рахунку, де ви будете обліковувати резерви відпусток. Також слід зважати на обраний вами метод компенсації відпустки, якщо це Salary based, то на нашу думку він не сумісний з обліком фонду відпусток, бо суми які ви будете виплачувати працівникам по факту завжди будуть більші, ніж нараховані по фонду.
3. Логіка розподілу витрат на відпустку по проєктах зміниться. Перехід на використання фонду відпусток впливатиме і на облік витрат по відпустці в часі та на врахування цих витрат по проєктах, тому якщо ви будете впроваджувати функціонал ретроспективно (наприклад, з початку 2024 року) у вас зміниться структура проєктних витрат. Базово витрати на відпустку визнаються по факту використання і лягають у проєкти, де у момент використання звітував години працівник. З фондом відпусток витрати будуть визнаватися по факту нарахування відпустки працівникам і щомісячно розподілятимуться по проєктах, де на момент нарахування звітував години працівник.

Як працює фонд відпусток?

В P&L Policy додано 2 додаткові рядки для налаштування обліку фонду відпусток:

Vacation Usage (працює лише з 2024 року) - відповідаєте за те яка проводка буде формуватися при використанні відпустки, по лінійці Vacation в пейролі.

Vacation Fund (працює лише з 2024 року) - відповідає за те, яка проводка буде формуватися при нарахуванні відпустки працівнику (сума з калькулятора відпусток).

Приклад:

Опція розрахунку резерву відпусток вмикається на рівні налаштування політики відгулу:

Відповідно, проводки вказані вами по нарахуванню та використанню фнду відпусток будуть застосовані в періоді дії політкики відгулу та до тих працівників, для кого діє ця політика (це звісно можуть бути всі працівники компанії, якщо політика відгулів у вас єдина).

Проводка з рядка Vacation в Політиці P&L залишатиметься актуальною для всіх інших працівників поза налаштованою політикою відгулів.

Проводки по Vacation fund формуватимуться з сумами з Калькулятора відпусток, по стовпцю Нараховано > Гроші.

Проводки по Vacation usage з сумами з Калькулятора відпусток по стовпцю Використано > Гроші. А якщо бути більш точнішими - то з платіжної відомості, куди і потрапляє сума з цього стовбця.

Самі проводки з’являтимуться у Головній книзі після генерації P&L.

У разі потреби коригування нарахованої відпустки чи балансів на кінець періоду передбачено ручні коригування балансів через Калькулятор відпусток.

Як компанії перейти на використання фонду відпусток?

Крок 1. Визначте для себе з якої дати має бути перехід та чи фонд відпусток буде застосовуватися по загальній політиці відгулів чи для окремих груп працівників.

Крок 2. Створіть в плані рахунків окремий рахунок для обліку фонду відпусток (наприклад, 50.068.004 Vacation reserve).

Крок 3. Налаштуйте в P&L Lines які проводки мають генеруватися для обліку фонду відпусток (лінійки Vacation fund та Vacation usage).

Крок 4. Увімкніть у політиці відгулів опцію Розраховувати резерв відпусток.

Крок 5. Перегенеруйте P&L за місяці в яких має нарахуватися фонд відпусток.

Крок 5. Перевірте у Головній книзі по рахунку обліку фонду відпусток, щоб баланси збігалися з даними у калькуляторі відпусток.