План рахунків  — це список усіх рахунків, які використовуються для запису фінансових операцій у головній книзі організації.

Фінансові звіти в системі побудовані на основі проводок подвійного запису.

Подвійний запис у бухгалтерії використовується для забезпечення точності та балансу фінансових операцій. Це означає, що кожна фінансова операція відображається двома записами: один запис у дебеті, інший – у кредиті. Метою є підтримання балансу між активами, зобов’язаннями та капіталом. 

Бухгалтерська проводка — це запис в бухгалтерському обліку, який відображає фінансову операцію. Вона складається з двох частин: дебет і кредит, згідно з принципом подвійного запису. Кожна проводка впливає щонайменше на два рахунки: один з них дебетується, а інший кредитується.

Основні елементи бухгалтерської проводки:

1. Дата операції – коли відбулася транзакція.
2. Рахунок дебету – куди надходить ресурс або збільшується зобов’язання.
3. Рахунок кредиту – звідки надходить ресурс або зменшується зобов’язання.
4. Сума – сума транзакції.
5. Опис операції – пояснення або причина проводки.

Ми пропонуємо стандартний план рахунків за МСФО, за потреби ви можете внести необхідні вам корекції.

Структура коду рахунку наступна: XX.YYY.ZZZ, де

XX - це категорія рахунку;

YYY - група;

ZZZ - позиція.

Рахунки згруповані за категоріями таким чином:

Формування автоматичних проводок

Деякі проводки система створює на основі інвойсів та нарахованої зарплати. Налаштування рахунків, що використовуються, можна здійснити шляхом Компанія > Налаштування > Політика P&L.

Приклади налаштувань

Для звичайних інвойсів (Invoice lines) датою визнання доходу (Income date) буде сформована проводка:

Дебет: 20.036.002 — Future trade accounts receivable

Кредит: 70.001.001 — Revenue from software development services

Днем виставлення інвойсу (Issue date) буде сформована проводка:

Дебет: 20.036.001 — Current trade accounts receivable

Кредит: 20.036.002 — Future trade accounts receivable

Зобов'язання формується і проводка буде віднесена до лінійки Revenue - T&M у звіті P&L. Таким чином, дохід фіксується інвойсом і відображається у звіті P&L.

Приклади ручних проводок

У випадку банківських транзакцій потрібно самостійно деталізувати інформацію по проводках для класифікації надходження чи витрати коштів.

Наприклад, якщо клієнту виставлено інвойс на суму 1200 доларів, а він оплатив 1175 доларів, з яких 25 доларів пішли на банківську комісію.

Факт оплати формує такі проводки:

• Дебет: 20.031.001 — Bank
• Кредит: 20.036.001 — Current trade accounts receivable

Ці проводки не потрапляють у звіт P&L, а відображаються у балансі.

Якщо компанія компенсує банківську комісію, формується така проводка:

• Дебет: 85.001.001 — Bank fees
• Кредит: 20.036.001 — Current trade accounts receivable

У випадку витратної транзакції, наприклад, закупівлі техніки для офісу, витрати мають такі рахунки:

• Дебет: 80.017.*** - Office equipment / Office supplies / Food supplies / ...
• Кредит: 20.031.*** - Bank / Corporate card holders / ...

Вибирається відповідний дебетовий рахунок для класифікації витрати та відповідний кредитовий рахунок для типу платіжного джерела.

У навчальному відео ми детальніше розповідаємо про налаштування плану рахунків.