План рахунків — це список усіх рахунків, які використовуються для запису фінансових операцій у головній книзі організації.
Фінансові звіти в системі побудовані на основі проводок подвійного запису.
Подвійний запис у бухгалтерії використовується для забезпечення точності та балансу фінансових операцій. Це означає, що кожна фінансова операція відображається двома записами: один запис у дебеті, інший – у кредиті. Метою є підтримання балансу між активами, зобов’язаннями та капіталом.
Бухгалтерська проводка — це запис в бухгалтерському обліку, який відображає фінансову операцію. Вона складається з двох частин: дебет і кредит, згідно з принципом подвійного запису. Кожна проводка впливає щонайменше на два рахунки: один з них дебетується, а інший кредитується.
Основні елементи бухгалтерської проводки:
-
Дата операції – коли відбулася транзакція.
-
Рахунок дебету – куди надходить ресурс або збільшується зобов’язання.
-
Рахунок кредиту – звідки надходить ресурс або зменшується зобов’язання.
-
Сума – сума транзакції.
-
Опис операції – пояснення або причина проводки.
Ми пропонуємо стандартний план рахунків за МСФЗ, за потреби ви можете внести необхідні вам корекції.
Структура коду рахунку наступна: XX.YYY.ZZZ, де
XX - це категорія рахунку;
YYY - група;
ZZZ - позиція.
Рахунки згруповані за категоріями таким чином:
Формування автоматичних проводок
Деякі проводки система створює на основі інвойсів та нарахованої зарплати. Налаштування рахунків, що використовуються, можна здійснити шляхом Компанія > Налаштування > Політика P&L.
Приклади налаштувань
Для звичайних інвойсів (Invoice lines) датою визнання доходу (Income date) буде сформована проводка:
Дебет: 20.036.002 — Future trade accounts receivable
Кредит: 70.001.001 — Revenue from software development services
Днем виставлення інвойсу (Issue date) буде сформована проводка:
Дебет: 20.036.001 — Current trade accounts receivable
Кредит: 20.036.002 — Future trade accounts receivable
Зобов'язання формується і проводка буде віднесена до лінійки Revenue - T&M у звіті P&L. Таким чином, дохід фіксується інвойсом і відображається у звіті P&L.
Приклади ручних проводок
У випадку банківських транзакцій потрібно самостійно деталізувати інформацію по проводках для класифікації надходження чи витрати коштів.
Наприклад, якщо клієнту виставлено інвойс на суму 1200 доларів, а він оплатив 1175 доларів, з яких 25 доларів пішли на банківську комісію.
Факт оплати формує такі проводки:
-
Дебет: 20.031.001 — Bank
-
Кредит: 20.036.001 — Current trade accounts receivable
Ці проводки не потрапляють у звіт P&L, а відображаються у балансі.
Якщо компанія компенсує банківську комісію, формується така проводка:
-
Дебет: 85.001.001 — Bank fees
-
Кредит: 20.036.001 — Current trade accounts receivable
У випадку витратної транзакції, наприклад, закупівлі техніки для офісу, витрати мають такі рахунки:
-
Дебет: 80.017.*** - Office equipment / Office supplies / Food supplies / ...
-
Кредит: 20.031.*** - Bank / Corporate card holders / ...
Вибирається відповідний дебетовий рахунок для класифікації витрати та відповідний кредитовий рахунок для типу платіжного джерела.
У навчальному відео ми детальніше розповідаємо про налаштування плану рахунків.