Оскільки ITFin одночасно використовують різні працівники компанії та звітування годин часто є базою подальшого обліку в системі, для запобігання виникнення помилок ми передбачили логіку, що обмежує періоди звітування.
Як працюють обмеження?
Щопонеділка о 12:00 UTC блокується можливість звітувати час за попередній тиждень чи вносити будь-які коригування, що впливають на трекінг (відпустки, лікарняні тощо).
Для уникнення ситуацій, коли працівники забувають звітувати години за тиждень, котрий завершився, адміністратор системи може налаштувати автоматичне надсилання нагадувань, тоді в понеділок зранку працівники, у яких є незазвітовані дні на попередньому тижні, отримують лист-нагадування.
Чому це важливо?
З практики, найкраще звітувати час щодня, щоб мінімізувати ризик забути, над чим саме велася робота, і забезпечити максимально актуальний звіт.
Якщо команда щоденно звітує години, менеджер завжди бачить актуальну ситуацію і може оперативно відстежувати часові витрати на різні активності.
Основна причина обмежень у звітуванні полягає в специфіці ІТ-галузі та аутсорсингових проєктів. Проєктний або фінансовий менеджер (залежно від розподілу задач у компанії) на основі звітування часу формує інвойси клієнтам. Важливо, щоб в інвойс потрапили коректні дані, які після відправки вже не можна змінити, щоб уникнути додаткових фінансових втрат для компанії.
Крім того, звітування годин враховується при формуванні платіжних відомостей, фінансових звітів та розрахунку прибутковості проєктів і бізнесу загалом.
Таким чином, превентивні заходи щодо обмеження трекінгу за минулі періоди запобігають виникненню конфліктних ситуацій, які можуть призвести до збитків для бізнесу.
В системі ITFin є можливість не обмежувати звітування часу, тобто працівник може звітувати час за будь-який минулий період без обмежень. Якщо потрібні такі розширені права, адміністратор може увімкнути певній ролі скоуп
Якщо необхідно увімкнути цей скоуп лише одному користувачу, а іншим – ні, рекомендується створити окрему роль для цього працівника, дублюючи наявну роль і додаючи до неї скоуп. Таким чином, інші працівники збережуть обмеження згідно з політикою компанії.