1. Створення банківських рахунків компанії
На попередньому етапі ви вже виставили інвойси клієнтам, далі при надходженні платежів по цим інвосам система зможе самостійно переводити інвойси у статус Paid. Вам для цього потрібно виконати наступне:
-
Додати у систему інформацію про рахунки вашої компанії (Company / Settings / Bank/Cash accounts.);
-
В блоці Company / Accounts Dashboard необхідно завантажити банківську виписку або внести інформацію про транзакції вручну;
2. Налаштування плану рахунків
Перш за все, для коректного фінансового обліку слід додати в систему план рахунків. Ми пропонуємо стандартний план рахунків за МСФЗ, за замовчуванням на старті впровадження системи він буде доданий, але за потреби ви можете внести необхідні вам корекції. Додати нові рахунки або видалити зайві на ваш погляд.
План рахунків розташовано в розділі Company / Settings / Bank/Cash accounts.
Якщо ви оберете використовувати свій план рахунків зверніться до вашого інтегратора, ми допоможемо вам з імпортом.
Після завантаження плану рахунків наступним кроком вам необхідно внести залишки по рахунках на дату початкового балансу.
3. Налаштування лінійки звіту Cash Flow
В розділі Company / Settings / Cashflow lines налаштуйте структуру звіту та задайте рівні вкладеності. Лінійки легко перетаскуються затисканням курсора.
Це налаштування пов'язане з наступним кроком, а саме налаштуванням категорій доходів та витрат компанії.
4. Income categories та Expense categories
Далі в розділі Settings/Income categories та Expense categories налаштуйте категорії надходжень та витрат, які є в компанії. По кожній категорії надходжень/витрат слід вказати, як вона асоціюються з планом рахунків та якому рядку Cashflow відповідає.
Рівень деталізації категорій залежить від того наскільки детальну звітність по своїй компанії ви бажаєте бачити. Разом з тим, слід врахувати, що значна кількість категорій робить складнішим процес узгодження транзакцій і підвищує ризик людської помилки на етапі їх узгодження.
5. Налаштуйте типи документів.
Усі нові транзакції (імпортовані чи внесені вручну) повинні проходити через процес узгодження. Для спрощення процесу узгодження транзакцій, налаштуйте типи документів, щоб не доводилося запам’ятовувати, яка транзакція які проводки в системі має формувати.
6. Узгодження транзакцій
Для того щоб інвойс автоматично змінив статус на Paid, платіж по інвойсу має бути узгодженим. Бухгалтер має переглянути кожну транзакцію та узгодити її або ні. Саме в момент узгодження для транзакції визначається категорія витрат/доходів, клієнт, проект, інвойс(и) та курс обміну, якщо транзакція у відмінній від основної валюти компанії.
Функціонал розташовано в розділі Company / Reconciliation.
Переглянути всі внесені транзакції можна у відповідному розділі системи Transactions. Також там є можливість відобразити трансфер коштів між своїми рахунками.
7. Налаштуйте стуктуру звіту P&L.
За замовчуванням ми додали в систему стандартну структуру звіту по доходи та витрати. Але пропонуємо вам знайомитись с заданими правилами по кожній лінійці звіту та встановіть нові, якщо вони відрізняються від тих, до яких ви звикли. Або задайте свою структуру звіту в системі.
Знаходиться звіт в розділі Company / Settings / P&L.
З правилами налаштування можна ознайомитись тут.
8. Автомитичне формування проводок
Для автоматичного формування проводок задайте спочатку правила формування. За замовчуванням в системі задані основні проводки на кожну подію, чи створення клієнтського інвойсу, чи нарахування ЗП працівникам, але ви маєте все перевірити та задати ті проводки, які відповідають вашим правилам обліку.
Ми надаємо систему як інструмент, але які проводки використовувати в обліку вирішуєте тільки ви.
Для налаштування проводок вам необхідно перейти в розділ P&L Policy.
9. Аналіз ключових фінансових показників
В ITFin ви можете слідкувати за ефективністю своєї компанії за допомогою ключових фінансових звітів:
Коли звіт P&L буде сформованим ви також зможете здійснювати планування бюджету компанії у розділіCompany/Budgeting.
Що ж, тепер ви можете використовувати ITFin на повну!