1. Трекінг часу та налаштування процесу запитів на відпустки/лікарняні

Звітування працівниками робочого часу має ключову роль в системі тому це процес з якого ми починатимемо наш маршрут. 

Налаштування політики звітування.

Для початку перевірте:

1. Чи вимкнено можливість ручного трекінгу в системі (якщо налаштовано інтеграцію по перенесенню трекінгу з інших систем);
2. Яка мінімальна довжина коментаря встановлена у Політиці звітування;
3. Хто буде затверджувати запити на відпустку/лікарняні? Детальніше про системну логіку і політику запитів тут.
4. Хто матиме доступи до розділу Відкриття звітування та зможе відкривати його за попередні періоди, якщо працівники не звітуватимуть вчасно (радимо давати такий доступ PM та керівникам команд);
5. Хто матиме доступ, щоб менеджети overtime approvals;
6. Чи увімкнено опцію Tracking approvals та, чи бажаєте ви її використовувати.

Щоб ви ефективно розпочали використання системи ми підготували інструкції для:

• інженерів (українською / англійською)
• проєктних менеджерів

2. Тестове нарахування зарплати

Тестове нарахування зарплати допоможе перевірити чи коректно пройдено етап перенесення даних та звітування робочого часу.

В розділі нарахування платіжної відомості (Payrolls) слід обрати тестовий період та сформувати платіжні відомості та перевірити розрахунок.
Якщо дані будуть не коректні це свідчитиме про пропущені деталі на попередніх етапах. Ви завжди можете звернутися до нас для допомоги в визначенні джерела неточних даних.

З причин, які могли вплинути на розрахунки сум винагороди працівникам можна зазначити декілька:

- різні типи зарплат та відмінності нарахування по ним;

- відшкодування відпусток та методи розрахунку відшкодувань;

- додавання комісій та бонусів.

3. Налаштування функціоналу для HRM

Зазвичай HR-менеджери беруть участь на етапі імпорту даних і своє перше знайомство з ITFin починають саме зпрофілів працівників.

Для повноцінного освоєння функціоналу для HRM пропонуємо здійснити наступні кроки:

• Перевірте профіль працівника та дату початку його співпраці з компанією.
• Якщо ви переносили історичні дані та звільнених працівників компанії, в профілі звільненої особи обовязково має стояти дата звільнення.
• Перевірте чи коректно внесені типи контрактів та дозаповніть інформацією профілі працівників компанії персональною інформацією.

• Перегляньте звіти з нарахування відпустки та лікарняних, щоб бути певними у коректному внесенні даних. Перегляньте детальну інформацію в калькуляторі нарахувань по певному працівнику, якщо виникнуть питання по балансу днів чи сумам нарахувань.
• Увімкніть синхронізацію з Google календарем (Community apps).
• Заплануйте оцінку працівника (Appraisals).
• Підготуйте опитування (Surveys), які відповідають вашим бізнес-потребам.
• Створіть 1:1 зустріч.

Тепер ви готові проводити performance reviews в ITFin.

4. Налаштування функціоналу рекрутингу

Команда рекрутингу може розпочати користування ITFin незалежно від решти процесів, для комфортного старту слідздійснити кілька базових налаштувань:

• Встановіть розширення для рекрутерів. Інструкції по налаштуванню розміщено в лівому нижньому куті сайту ITFin.

• Налаштуйте етапи підбору кандидатів 
• Налаштуйте лейбли, які ви будете використовувати 

І це все, функціонал рекрутингу готовий!
Додавайте вакансії та наймайте найкращих працівників.

5. Виставлення інвойсів клієнту

Спочатку радимо ознайомитися з описом інтерфейсу розділу Invoices, а далі рухатися за такою послідовністю:

1. Налаштуйте шаблони інвойсів в розділі Company > Settings > Templates;
2. Створіть необхідну кількість бізнес юнітів (якщо у вас різні ЮО чи ФОП), від яких буде здійснюватися виставлення рахунків та вкажіть шаблони інвойсів для них (Company > Settings > Business Units).
3. Вкажіть billing accounts по клієнтах, бізнес юніт від якого буде виставлятися інвойс цьому клієнту, валюту інвойсу тощо. Якщо клієнту виставляються рахунки від 2-х різних бізнес юнітів чи в різних валютах слід внести 2 billing accounts, щоб система коректно проводила фінансові розрахунки.
4. Перед створенням інвойсу перевірте звітування годин, ми пропонуємо використати для цього звіт Tracking summary.
5. Створіть інвойси (Invoicing). Також можете завантажити звіт Tracking report та додати його клієнту в листі разом з інвойсом.

Вітаємо! Ви налаштували процеси, які потребують найбільшої залученості команди, отже, найскладніші сходинки — позаду. Наступні кроки з освоєння ITFin стосуватимуться управління фінансовою складовою бізнесу.