Звіт по балансу знаходиться у розділі Компанія > Оборотно-сальдова відомість.

Оборотно-сальдова відомість (Trial Balance) відображає рух коштів по кожному рахунку компанії за обраний період: категорію рахунку, сам рахунок і його код, баланс на початок періоду, дебетові й кредитові обороти, курсові різниці та баланс на кінець періоду. Звіт деталізований і включає всі рахунки, що дозволяє бухгалтеру ретельно перевіряти дані.

Звіт відображає всі рахунки, включно з нульовими. Для того, щоб Оборотно-сальдова відомість містила актуальні та коректні дані, необхідно спочатку сформувати звіти Cashflow та P&L.

Фільтри та налаштування звіту

Над таблицею доступні:

• Період — діапазон дат, за який формується звіт.
• Бізнес юніт — обирає, дані якого бізнес-юніту показувати.
• Приховати рахунки з нульовим балансом — залишає в таблиці лише рахунки, по яких був рух коштів.
• Показати курсові різниці — додає окрему колонку з курсовими різницями (актуально для мультивалютних рахунків).
• Розділити місяці — розбиває обраний період на окремі місяці, кожен зі своїми колонками "Дебет / Кредит / Курсові різниці / Кінцевий баланс".
• Скачати — вивантажує звіт у файл.

Чому важливий Початковий баланс

Початковий баланс — це залишок по рахунку на першу дату обраного періоду. Якщо обрати період з 15 липня по 30 серпня, "Початковий баланс" буде показано станом на 15 липня. Це стартова точка, з якої система починає рахувати рух коштів за період — по аналогії з переносом залишків зі старого блокнота обліку в новий.

Якщо в періоді кілька місяців, "Кінцевий баланс" одного місяця автоматично стає "Початковим балансом" наступного — так залишки переносяться з місяця в місяць без розривів.

Початковий і кінцевий баланс виділяються кольором:

• 🟢 Зелений — баланс "у плюс" (дебетове сальдо).
• 🔴 Червоний — баланс "у мінус" (кредитове сальдо).

Як читати колонки Дебет і Кредит

• Дебет — те, що "прийшло" на рахунок за період: надходження коштів, майна чи послуг (наприклад, оплата від клієнта, отримання товару на баланс).
• Кредит — те, що "пішло" з рахунку за період: списання коштів, погашення заборгованості, витрати (наприклад, оплата постачальнику, виплата зарплати).
• Курсові різниці — переоцінка мультивалютних залишків при зміні курсу.
• Кінцевий баланс — залишок по рахунку на кінець періоду: Початковий баланс + Дебет − Кредит ± Курсові різниці.

Аналогія з випискою по картці:

Початковий баланс — скільки було на картці на початку;
Дебет — поповнення;
Кредит — списання;
Кінцевий баланс — залишок зараз.

Дохід (наприклад, рахунок "Revenue from Software development") — тимчасовий рахунок: наприкінці періоду він обнуляється, а накопичений прибуток переноситься на рахунок Retained Earnings (Нерозподілений прибуток). Тому в кінцевому балансі за рахунком продажів після закриття періоду часто видно 0.00 — це очікувана поведінка, а не помилка.

Зв'язок зі структурою рахунків

Структура Оборотно-сальдової відомості формується відповідно до Плану рахунків, який можна адаптувати під свої потреби або залишити стандартний варіант системи. Іншими словами, звіт автоматично групує рахунки відповідно до їхньої прив'язки в Плані рахунків.

Усі рахунки, які не прив'язані до жодної категорії Плану рахунків, потрапляють у лінійку Not set.

Структура Оборотно-сальдової відомості налаштовується відповідно до Плану рахунків, який можна адаптувати під ваші потреби або використовувати стандартний варіант, запропонований системою.

Іншими словами, звіт автоматично враховує рахунки відповідно до їхньої прив’язки в Плані рахунків.

Що потрібно зробити, щоб дані в звіті були актуальними

Оборотно-сальдова відомість напряму пов'язана з налаштуваннями Плану рахунків і лінійок P&L: вона відображає лише ті операції, які вже "розійшлися" по рахунках через звіти P&L і Cashflow. Тому для коректних і актуальних даних недостатньо просто створити документ — потрібно пройти весь ланцюжок:

1. Документ (інвойс клієнту, інвойс на купівлю, нарахування зарплати) має бути в статусі, який враховується у звітах (наприклад, інвойс клієнту — у статусі Sent).
2. Для періоду має бути згенерований звіт P&L, щоб дохід/витрата потрапили в потрібну лінійку.
3. Має бути створена й узгоджена (reconciled) транзакція, злінкована з відповідним документом — саме узгодження формує рух коштів у Cashflow і в Оборотно-сальдовій відомості.
4. Для зарплатних виплат додатково потрібно згенерувати Платіжну відомість за місяць, щоб виплати підтягнулись у звіт.

Розподіл операцій по рахунках залежить від налаштувань P&L Policy та Cash-Flow Policy — у системі є стандартний набір налаштувань, але можна додавати власні кастомні правила.

Приклад 1. Інвойс клієнту

Найпростіший приклад — інвойс, який виставляється клієнту за виконану роботу. Такі надходження для компанії — дебет, а для клієнта, який платить, — кредит.

Кроки в системі:

Крок 1. Створити інвойс на проєкті — він потрапляє в дебіторську заборгованість.

Крок 2. Перевести інвойс у статус Sent, щоб він враховувався у звіті P&L.

Крок 3. Згенерувати P&L за відповідний період.

Крок 4. Створити транзакцію надходження (щоб операція з'явилася у Cashflow).

Крок 5. Узгодити транзакцію, обов'язково зв'язавши її з відповідним інвойсом — інакше дані не розійдуться коректно.

Що відбувається в обліку:

• Виставили інвойс → з'являється Дебет на рахунку "Дебіторська заборгованість" (Accounts Receivable) — клієнт нам винен, і Кредит на рахунку "Revenue from software development services"  — визнали дохід.

• Клієнт оплатив → Кредит на "Дебіторській заборгованості" (борг закрився) і Кредит на "Нерозподіленому прибутку" (прибуток збільшився).

• Кінець періоду → рахунок "Revenue from software development services" обнурюється, прибуток залишається накопиченим у Retained Earnings. 

Приклад 2. Виплата зарплати

Для компанії виплата зарплати — витрата (кредит по рахунку компанії), для співробітника — надходження (дебет по його рахунку).

Кроки в системі:

Крок 1. Створити картку співробітника, задати суму компенсації, метод виплат і проєкт (кост-центр), з якого списуватиметься зарплата. 

Крок 2. Нарахувати пейрол за роботу співробітника.

Крок 3. Виплатити зарплату, додати траназакцію по виплаті та узгодити її, злінкувати із відповідним працівнком. 

Що відбувається в обліку:

• Нарахували зарплату → Дебет на рахунку "Витрати на зарплату" і Кредит на рахунку "Розрахунки з оплати праці" (борг перед співробітником).

• Виплатили зарплату → Дебет на "Розрахунках з оплати праці" (борг закрився) і Кредит на рахунку "Банк/Каса" (грошей стало менше).

• Кінець періоду → рахунок "Витрати на зарплату" обнуляється, а прибуток компанії зменшується на суму виплати.

Приклад 3. Накладна на покупку

Тут проводки протилежні до Прикладу 1: Кредит — оплата постачальнику, Дебет — надходження активу на баланс компанії.

Кроки в системі:

Крок 1. Створити рахунок-фактуру на купівлю (Purchase invoice) з категорією витрати (наприклад, "Fixed Assets / Computer Equipment").

Крок 2. Створити транзакцію типу "Витрата" і злінкувати її з інвойсом на купівлю та узгодити транзакцію.

Крок 3. Обов'язково згенерувати звіт P&L, щоб фінаносві проводки потрапили у звіт. 

Крок 4. Перевірити результат в Оборотно-сальдовій відомості: спершу — кредиторську заборгованість (Кредит), потім — основні засоби (Дебет).

Що відбувається в обліку:

• Створили інвойс на купівлю → Дебет на рахунку "Основні засоби / IT обладнання" (актив додався на баланс) і Кредит на рахунку "Кредиторська заборгованість" (визнали борг перед постачальником).

• Оплатили постачальнику → Дебет на "Кредиторській заборгованості" (борг закрився) і Кредит на рахунку "Банк/Каса" (грошей стало менше).

Підсумок: ноутбук з'явився в активах компанії, кошти на банківському рахунку зменшились на його вартість, а борг перед постачальником погашений — баланс зійшовся.

Підсумкова логіка звіту 

Дебет — завжди те, що компанія отримала (актив, надходження);

Кредит — те, що компанія віддала (витрата, погашення боргу). Кінцевий баланс місяця автоматично стає початковим балансом наступного — так звіт формує безперервну картину руху коштів по кожному рахунку.