Загальний огляд політики відгулів

Політика відгулів — це набір правил, які визначають, як нараховуються, використовуються та компенсуються відгули. Вона може діяти протягом певного періоду або безстроково, і може відрізнятись залежно від працівника або типу контракту.

Огляд вкладок:

• Active - тут відображаються всі чинні на сьогодні політики. Саме вони використовуються для розрахунку і надання відгулів працівникам.

• Archive - містить попередні версії політик, які діяли раніше. Такі політики могли застосовуватись до історичних періодів і впливають на розрахунки у минулому. Система автоматично архівує політику, коли створюється нова з таким самим асайментом.

• Timeoff types - це перелік типів відгулів, які використовуються в системі. Незабаром ми додамо можливість створювати власні кастомні типи, щоб ще більше адаптувати систему під ваші потреби.

Дефолтні налаштування

Після створення компанії в системі автоматично з’являються дві базові політики відгулів. Їхній період дії починається з дати найму першого працівника і не має кінцевої дати.

• Company-wide policy — це основна політика за замовчуванням. Вона застосовується до всіх працівників, яким не призначено індивідуальних політик.

• Freelancers, Partners, One-time workers — ця політика створюється автоматично для окремих типів контрактів (фрилансери, партнери, разові працівники). У ній відгули відключені за замовчуванням, оскільки для таких ролей зазвичай не передбачено стандартної політики відгулів.

Налаштування власних політик

Наразі можна створити власні політики які будуть застосовані до:

• всієї компанії

• певних типів контракту

• певних працівників

Система визначає, яка політика застосовується до працівника, за таким порядком пріоритету:

1. Індивідуальна політика (для конкретної особи) – найвищий пріоритет
2. Політика за типом контракту – якщо індивідуальна не задана
3. Company-wide policy – застосовується за замовчуванням, якщо інші не призначено

В кожній політиці налаштовується, які типи відгулів доступні, як вони нараховуються та як відбувається компенсація працівникам.

Опції налаштування відгулів

📎 Оptions is enabled - увімкнення або вимкнення цього типу відгулу в межах поточної політики, яку ви налаштовуєте.

📎 New employee year balance - кількість днів відгулу, що надається на початку роботи співробітника. Застосовується для разових нарахувань, наприклад, у випадку лікарняних або інших подібних типів. У цьому випадку використовується параметр Days accrual зі значенням “0”.

📎 Calculate working period proportionally – баланс розраховується пропорційно до дати початку роботи працівника. Наприклад, якщо політикою передбачено 5 лікарняних днів на рік і баланс оновлюється на початку року, але співробітник почав роботу 1 липня, йому буде нараховано не всі 5 днів, а лише 2,5 – відповідно до пропорції відпрацьованого періоду.

Accruals

📎 Days balance:

• Manual control - кількість днів встановлюється вручну через Set balance. Система не виконує автоматичного нарахування або оновлення – просто фіксується задана кількість днів, яка починає діяти з вказаної дати.

• Unlimited - обмеження по днях відсутнє, кількість є необмеженою. Зазвичай використовується для типів відгулів без оплати, актуально для Unpaid leave.

• Automatic accrual - дні нараховуються автоматично відповідно до заданих нижче правил.

📎 Days accrual for period -  тут визначається, скільки днів нараховується та за який саме період.

• Наприклад, якщо встановити нарахування 1,5 дня на місяць, то за рік працівник отримає 18 днів. У цьому випадку система щомісяця додає фіксовані 1,5 дні, незалежно від того, скільки робочих днів у місяці.

Формула для розрахунку за 1 день місяця: 

1,5 / кількість робочих днів в конкретному місяці.

Якщо ж зазначити, що нараховується 18 днів на рік, система спочатку визначить загальну кількість робочих днів у році, а потім розподілить ці дні між місяцями пропорційно до кількості робочих днів у кожному з них.

У такому випадку розмір щомісячного нарахування буде змінним і залежатиме від кількості робочих днів у кожному конкретному місяці.

Формула для щоденного нарахування протягом року:

18 / загальна кількість робочих днів у році

📎 Calculation based on calendar days – якщо опція увімкнена, система для нарахування та обліку відпусток використовує календарні дні, виключаючи лише святкові. Цей підхід відповідає нормам нарахування відпусток згідно з КЗпП.

📎 Take into account the number of paid hours according to the payroll – система враховує фактично відпрацьовані години з пейролу. Зокрема, розраховується фактичне FTE на основі пейролу, яке потім множиться на планову кількість днів, що мають нараховуватись за місяць.

Тобто, якщо встановлено нарахування 1,5 дня на місяць, а в місяці передбачено 160 годин, але працівник зазвітував лише 80 годин, які враховані у пейролі, то йому буде нараховано 0,75 дня відпустки, а не повні 1,5. Система розрахує фактичне FTE як 0,5 (80 ÷ 160) і помножить його на планову кількість днів, що нараховуються за місяць (Planned Accrued Days = 1,5). У результаті значення Accrued Days становитиме 0,75.

Важливо враховувати додаткову логіку, яка діє при увімкненні цієї опції:

🔄 До моменту перерахунку пейролу

Якщо пейрол за поточний місяць ще не був обрахований, система використовує планове FTE для розрахунку і нараховує відповідну планову кількість днів і суму відпустки.

📊 Після перерахунку пейролу

Як тільки пейрол буде обраховано, система переходить на використання фактичного FTE, отриманого з пейролу, замість планового. При кожному натисканні Run payroll FTE оновлюється, відповідно оновлюється:

• кількість нарахованих днів (Accured days),
• сума нарахування,
• залишок днів на кінець періоду.

🚫 Якщо працівник не зазвітував жодного часу

Його FTE = 0, тому за місяць не буде нараховано жодного дня відпустки.

📈 Якщо FTE > 1

Для нарахування відпустки система все одно врахує максимум 1, тобто не буде нараховано більше днів, ніж передбачено для одного повного FTE (визначеного у Planned accrued days).

💸 Якщо ввімкнена опція доплати за незазвітовані години

Це не впливає на FTE у пейролі. Тобто, навіть якщо працівнику буде доплачено за відсутні години, але час не буде зазвітуваний, FTE залишиться 0, і, відповідно, жодного дня відпустки не буде нараховано за цей місяць.

📎 Calculate vacation reserve – активує функцію розрахунку резерву відпусток у межах політики. Детальну інструкцію можна переглянути за посиланням:
Інструкція з формування фонду відпусток

📎 Reset balance – дозволяє автоматично обнуляти баланс днів відпустки: наприкінці року, в певному місяці або в місяць працевлаштування працівника (тоді обнулення відбуватиметься в перший день цього місяця).

📎 Days transferred for the next year – дозволяє перенести залишок днів перед обнуленням на наступний період. Можна вказати фіксовану кількість днів або відсоток від залишку.

📎 Compensated with bonus – якщо дні не переносяться, але частина згорілих днів компенсується бонусом, цю опцію слід увімкнути.

📎 Bonus days limit – визначає ліміт днів, які можуть бути компенсовані бонусом: конкретна кількість або відсоток.

📎 Accrual limit – встановлює обмеження на загальну кількість днів, які можуть бути нараховані. Актуально для типу Automatic accrual, коли Reset balance вимкнено – допомагає уникнути надмірного накопичення днів.

📎 Max days for accrual – максимально допустима кількість нарахованих днів. Усі дні, що перевищують цей ліміт, автоматично згорають — із компенсацією або без, залежно від налаштувань.

📎 Add burned timeoff days to payroll compensation – активує автоматичну компенсацію згорілих днів, які були нараховані понад встановлений ліміт.

📎 Show the remaining vacation days until the end of the year – відображає в калькуляторі прогнозовану кількість днів до кінця року або доступний баланс до кінця року (якщо увімкнено Reset balance). За замовчуванням показується баланс на поточну дату.

📎 Show accrued timeoff days – відображає лише фактично нараховані дні до поточної дати, як у калькуляторі, так і в балансі працівника.

Приклади комбінацій налаштувань, що впливають на відображення балансів, наведені нижче.

📎 Applying Time off accrued start date – починає нарахування днів лише з дати завершення випробувального періоду (Trial period end date), яка вказується в профілі працівника.

📎 Transition to a negative balance (debt) – дозволяє працівнику мати від’ємний баланс днів (тобто заходити “в мінус”). Актуально для випадків, коли баланс обнуляється і при цьому відображаються лише зароблені дні.

📎 Debt limit – визначає максимально допустиме значення мінусового балансу (вказується зі знаком «мінус»).

📎 Available after – визначає період, через який працівник отримує доступ до використання відгулу. Значення задається в днях або місяцях від дати початку нарахування.

📎 Calculation method – спосіб, за яким система розраховує суму компенсації за відгул у зарплаті.

📎 The minimum period of time off - вибір мінімальної тривалості відгулу. Якщо вказати “minute”, то працівники зможуть реквестити 1 день, пів дня або кілька годин чи навіть кілька хвилин відгулу.

Відображення балансів

Залежно від того, чи увімкнено reset балансу відгулів, а також від інших параметрів, заданих у політиках, працівники можуть бачити свій баланс по-різному. Так само в калькуляторі система може по-різному відображати нарахування днів.

Нижче наведено приклади найтиповіших комбінацій налаштувань і відповідного відображення балансів.

Створення запиту на відгул 

У віджеті для створення запиту на відгул працівник бачитиме у випадаючому списку лише ті типи відгулів, які дозволені відповідно до чинної для нього політики.

💡 У випадку, якщо працівнику змінено політику (наприклад, він був контрактором і перейшов у статус фрілансера, для якого відпустки не передбачені), він не зможе самостійно створити запит на використання залишку відпустки. Проте сам залишок буде відображатись у віджеті Employee time offs у його профілі.

У такій ситуації створення запиту або додавання відгулу здійснюється HR-менеджером, який має відповідні права доступу до цього віджету.

📌 Формула розрахунку компенсації в такому випадку виглядає так:  Залишок заробленої суми / залишок днів × кількість днів, які використовуються.

Use cases

Політика для працівників на бенчі, в саббатікал, тощо

Для працівників, які тривалий час не залучені до проєктів, але офіційно залишаються в компанії, зазвичай встановлюється правило, що на цей період не нараховуються дні відпустки.

💡 Щоб реалізувати це у системі, можна скористатися одним із таких підходів:

🔹 Варіант 1: окремий тип контракту + політика без нарахування відпустки 

Створюється окремий тип контракту (наприклад, Bench, Sabbatical):

Додаємо політику, яка застосовуватиметься на період дії відповідного контракту.  вимикаємо в ній відпустки або ж встановлюємо ручне їх коригування (залежить від того чи хочемо ми, щоб в працівників лишалася можливість реквестити залишки балансів):

🔹 Варіант 2: контракт + нарахування за оплачувані години (Take into account the number of paid hours according to the payroll)

Також створюється окремий тип контракту та призначається працівникам. У політиці при цьому активується опція Take into account the number of paid hours according to the payroll.

У такому випадку система нараховуватиме дні відпустки пропорційно до кількості зазвітованих оплачуваних годин у пейролі. Якщо немає оплати — немає й нарахувань.

🔹 Варіант 3: кастомні типи неоплачуваних відгулів (у розробці)

Передбачено можливість створення власних типів неоплачуваних відгулів, під час використання яких дні відпустки не нараховуватимуться. Ця функціональність наразі перебуває в розробці, але стане у нагоді для більш гнучкого керування спеціальними періодами без активної участі працівника.

Налаштування доступу фрілансерам звітувати Unpaid leave

За замовчуванням для типів контракту Freelancers, Partners, One-time workers встановлено політику, в якій усі типи відгулів вимкнено. Відповідно, працівники з такими контрактами не бачать віджет Request leave.

Якщо є потреба надати їм можливість звітувати неоплачувані відгули, потрібно перейти до налаштувань відповідної політики та активувати цей тип відгулу. Після цього віджет стане доступним.

Налаштування політики для part-time працівників

Якщо у вас є працівники з 4- або 6-годинним робочим днем, і при цьому вони мають право на відпустку, ви можете реалізувати це одним із двох способів.

🔹 Варіант 1: індивідуальний календар

У розділі налаштувань календарів створюється окремий календар для відповідного працівника або групи працівників. У цьому календарі необхідно вказати, що тривалість робочого дня становить не 8 годин, а, наприклад, 4 або 6 годин.

Це налаштування впливає як на норму робочих годин працівника в пейролі, так і на тривалість одного дня відпустки в годинах.

Наприклад, якщо працівнику встановлено 4-годинний робочий день, то 1 день відпустки = 4 години. І хоча він, як і інші працівники, матиме 20 днів відпустки на рік, у годинах це буде лише 80 годин замість 160.

❗Можливі недоліки такого підходу:

1. Неконсистентність даних у звітах — система оперує однаковими значеннями в днях, але за фактом це різна кількість годин. Наприклад, 10 днів відпустки в Івана — це 80 годин, а в Миколи — лише 40. Порівняти ці значення без додаткових обрахунків складно.
2. Проблеми при переході між графіками — якщо працівник переходить з 8-годинного на 4-годинний день (або навпаки), кількість днів відпустки в системі залишається сталою, але в годинах вона змінюється. Це може призвести до невідповідності, яку доведеться вручну коригувати через баланс.
3. Використання фіктивної країни — для створення окремого календаря доводиться вибирати країну, на яку ще не створено інші календарі. Це може вводити в оману та ускладнити подальшу підтримку налаштувань.

🔹 Варіант 2: через політику нарахування відгулів на основі оплачуваних годин з пейролу (опція Take into account the number of paid hours according to the payroll)

У цьому підході рекомендується створити окремий тип контракту, наприклад, Part-time contractor, і пов’язати з ним спеціальну політику, у якій активовано зазначену опцію.

Створюємо нову політику:

Налаштовуємо політику відпустки:

За таких умов, для працівників з типом контракту Part-time worker в період його дії буде застосовуватись політика, яка передбачає нарахування днів відпустки на основі зазвітованих оплачуваних годин з пейролу.

Норма робочого часу для такого працівника в системі залишається стандартною — 8 годин на день. Проте, якщо працівник звітує лише по 4 години щодня, за місяць у пейролі йому буде враховано 80 годин замість 160.

Відповідно, система нарахує не повні 1,5 дня відпустки на місяць (як для повної зайнятості при 18 днях на рік), а пропорційно — лише 0,75 дня, виходячи з фактичного навантаження.

Поточні обмеження функціоналу