Wiki в системі створена для збереження й структурування внутрішньої інформації: політик, термінів, інструкцій, описів процесів, посад та іншої корпоративної документації.

Структура Wiki

Інформація в Wiki сортується за теками, всередині яких розміщуються сторінки. На кожній сторінці публікується змістовна частина: текст, таблиці, посилання, зображення тощо.

Сторінки, розміщені в теках, можуть бути виведені у меню головної сторінки Wiki, що забезпечує швидкий доступ до найважливішої інформації.

Огляд інтерфейсу

Додати нову теку можна через кнопку +Додати теку, а сторінку відповідно через кнопку +Створити

При створенні нової сторінки ви можете додавати інформацію використовуючи Markdown або новий редактор, в який додано ряд покращень та можливостей щодо текстового оформлення. 

Налаштування головної сторінки Wiki

У Wiki є два підходи до організації головної сторінки:

🔹 1. Одна єдина головна сторінка

Можна створити одну дефолтну мейн-пейдж, яку побачать усі працівники при вході в систему (при натисканні на логотип). Вона зазвичай має позначку "index" і містить основні розділи, які будуть доступні всім.

У такому сценарії можна вивести на цій сторінці посилання на різні департаменти чи напрямки, а доступ до самих сторінок буде контролюватися на рівні дозволів:

• Користувач бачитиме заголовок посилання на певну сторінку

• Але зможе перейти до неї лише у разі наявності доступу

✔️ Перевага: одна точка входу для всіх, гнучке обмеження доступу до вмісту без дублювання головних сторінок.

Налаштування основної сторінки

Щоб почати відображати Wiki при вході в систему та натисканні на логотип слід створити нову сторінку з назвою "index" та зберегти. Далі її можна перейменувати, наприклад, у Main page, та у полі Body дати посилання на інші створені розділи та задати формат відображення сторінки використовуючи Markdown або використовувати гіперпосилання у новому редакторі. 

🔹 2. Персоналізовані головні сторінки для команд

Другий підхід — створення окремих головних сторінок для окремих департаментів чи команд:

• Створюється дефолтна index-сторінка — вона залишається головною для всіх за замовчуванням.

• Для певних департаментів чи команд налаштовуються окремі сторінки як їхні основні мейн-пейджі.

• У разі, якщо користувач належить до департаменту, для якого визначена інша мейн-пейдж, — він побачить свою персоналізовану головну сторінку при вході в систему.

• Якщо ж користувач:

  - не входить до жодного департаменту;
  - або покинув певну команду —

він автоматично буде бачити дефолтну головну сторінку (index).

✔️ Перевага: максимальна персоналізація, кожен департамент бачить тільки свою релевантну інформацію без зайвого доступу до загального Wiki.

Вибір команди при створенні сторінки

Під час створення нової сторінки необхідно вказати команду, якій буде доступний цей розділ. Наприклад:

Під час створення сторінки Sales Management ми обрали команду JLBQ.

У результаті, розділ буде видно лише учасникам цієї команди.

Це дозволяє налаштувати доступність інформації відповідно до командної структури.

На наступному скріні ми бачимо, що у системі всього є 5 сторінок у Wiki:

Та коли ми заходимо під працівником із команди JLBQ, бачимо, що доступний лише розділ Sales Management:

Також можна встановити Wiki як основну сторінку системи, приклад такого налаштування можна переглянути тут.

Доступ до сторінок Wiki

Базовий доступ до Wiki надається через Компанія > Налаштування > Ролі > Security Scope. Усі користувачі з відповідним скоупом wiki_can_see:

• можуть бачити загальний розділ Wiki;

• потенційно мають доступ до всієї структури, якщо немає додаткових обмежень.

Доступ редагування сторінок wiki_can_edit: 

• дозволяє створювати, редагувати та видаляти теки й сторінки;

• зазвичай надається лише відповідальним особам (редакторам, адміністраторам Wiki);

• не є обов’язковим для всіх працівників, які лише переглядають контент.

Обмеження доступу до окремих сторінок

Під час створення або редагування сторінки можна:

• Вказати команду, якій буде доступна ця сторінка;

• Таким чином, лише учасники цієї команди бачитимуть її в меню або зможуть перейти за прямим посиланням.

Перегляд навчального відео допоможе вам краще зрозуміти, як користуватись даним функціоналом.