🧾 Автоматичні нагадування про неоплачені інвойси

У ITFin з’явився функціонал автоматичної відправки листів клієнтам із нагадуванням про неоплачені рахунки.

🔍 Що це дає:

• Зменшення дебіторської заборгованості
• Автоматизація контролю прострочених оплат
• Менше ручної комунікації з клієнтами

⚙️ Як працює функція

• Нагадування вмикаються на рівні всієї компанії
• Налаштування самих правил (терміни, кількість) — на рівні кожного окремого проєкту

В межах одного проєкту можна створити кілька етапів нагадування, наприклад:

• У день, зазначений як Due date в інвойсі
• Через 15 днів після Due date
• Через 30 днів після Due date

Система автоматично надсилатиме листи від імені компанії, якщо інвойс має один із таких статусів:

• Sent
• Late
• Short debt
• Long debt
• Critical debt

🚫 Коли нагадування не надсилаються:

Інвойси в таких статусах ігноруються системою нагадувань:

• Draft
• Ready to send
• On review
• Paid
• Partially paid
• Canceled
• Bad debt

Нагадування наразі передбачає відправку листа, без вкладення самого інвойсу.

🚀 Як почати користуватися нагадуваннями про інвойси

1️⃣ Налаштуйте доступи

Щоб мати можливість налаштовувати нагадування в межах проєкту, користувач повинен мати доступ до вкладки Налаштування у відповідному проєкті.

🔐 Доступ до вкладки Settings надається через один із таких скопів:

• projects_edit_own - — для PM та AM проєкту
• projects_edit_any — для користувачів із ширшими правами

2️⃣ Створіть шаблон нагадування у своїй системі

Шаблони, створені до цього релізу, не підтримуються. Щоб функціонал працював, потрібно створити новий шаблон.   

Перейдіть у меню:

Компанія → Налаштування → Шаблони

Створіть новий шаблон нагадування, який використовуватиметься для автоматичних листів про прострочені інвойси.

Створиться дефолтний шаблон, який, за потреби, ви можете самостійно відредагувати.

🧩 Додаткові теги для шаблону нагадування

При налаштуванні шаблону нагадування про інвойс ви можете використовувати змінні (теги), які автоматично підставлятимуть актуальні дані в тіло або тему листа.

Тег 
Опис
{{ projectName }}
назва проекту, по якому виставлений інвойс
{{ invoiceNumber }} 
номер інвойсу (можна використовувати в темі листа
{{ invoiceDate | formatDate }}
дата формату DateTime, дата видачі інвойсу
{{ dueDate | formatDate }}
дата формату DateTime, до якої дати потрібно оплатити інвойс
{{ invoiceAmount | formatMoney(invoiceCurrency) }}
сума інвойсу з символом валюти інвойсу
{{ daysOverdue }}
на скільки днів прострочено інвойс (значення з поля When в налаштованому ремайндері)
{{ whenOverdue }}
слово after або before (прострочено до dueDate чи після) з налаштованого ремайндера
{{ accountManagerFirstName }}
ім'я першого акаунт менеджера клієнта
{{ accountManagerLastName }}
прізвище першого акаунт менеджера клієнта
{{ agreementNumber }}
номер договору зі сторінки клієнта
{{ dateOfSigningAgreement | formatDate }}
дата договору зі сторінки клієнта// Hello World

3️⃣ Увімкніть ремайндер і налаштуйте правила відправки

Перейдіть на вкладку Налаштування у потрібному проєкті та увімкніть опцію:

Після цього з’явиться кнопка +Додати нагадування.

Якщо ви налаштуєте нагадування, але вимкнете перемикач Прострочені рахунки нагадування по цьому проєкту не будуть відправлятися.

Заповнюємо умови для правила відправки:

Шаблон* - обираємо створений шаблон;

Коли* - прописуємо умову, за якої буде відправлятися нагадування;

День відправки обирається залежно від Due date, Due Date є нулевим днем, відповідно якщо відправка має бути після Due date, то обираємо після, якщо до Due date, то обираємо — до.

Дні відправлення нагадування* - дні в які буде здійснюватися відправка;

Отримувачі — електронні адреси для відправки, які система підставляє автоматично (з проєкту). 

Invoicing email підставляється з відповідного поля в проєкті. Будь ласка, впевніться, що він у вас проставлений.

На початковому етапі ви можете виключити email клієнта з налаштувань і протестувати роботу нагадувань, надіславши листа на власну адресу. 

Зверніть увагу, що система надсилає кожне окреме нагадування по одному інвойсу лише один раз. Якщо перше нагадування було надіслане лише вам (для тесту), воно вже не буде повторно надіслане клієнту. Клієнт отримає тільки наступне нагадування (за наступним правилом або іншим інвойсом).

Щоб повторно надіслати те саме нагадування клієнту, можна видалити наявний ремайндер та додати новий з такими ж параметрами. 

Система ITFin автоматично перевіряє наявність нагадувань щогодини, приблизно о десятій хвилині кожної години (hh:10). Якщо на момент перевірки виявлено нагадування, що відповідають умовам, система формує задачу для мейлбоксу — надіслати відповідний лист клієнту. У разі успішної відправки всі листи відображатимуться у вашому мейлбоксі з вказаними отримувачами, що дозволяє контролювати факт і час доставки повідомлень.

4️⃣ Увімкніть функціонал нагадувань на рівні компанії

Для активації автоматичних нагадувань по інвойсах на рівні всієї компанії перейдіть у розділ Політика виставлення рахунків та увімкніть перемикач Увімкнути нагадування по рахункам. Після цього система почне надсилати нагадування по інвойсах, у яких дата оплати (Due date) дорівнює або пізніша за значення, вказане у полі Start date.

Рекомендується вказувати Дата старту на поточний або найближчий наступний місяць, щоб уникнути масової відправки нагадувань по старих інвойсах, які могли залишитися в системі в статусі неоплачених. Таке може трапитися, якщо ваші правила нагадувань містять умову типу після X днів від дати сплати. Щоб уникнути помилкових або небажаних відправок, радимо ознайомитися з розділом Обмеження та приклади.

Рекомендується вказувати Дата старту на поточний або найближчий наступний місяць, щоб уникнути масової відправки нагадувань по старих інвойсах, які могли залишитися в системі в статусі неоплачених. Таке може трапитися, якщо ваші правила нагадувань містять умову типу після X днів від дати сплати. Щоб уникнути помилкових або небажаних відправок, радимо ознайомитися з розділом Обмеження та приклади.

Часовий пояс — зона, відповідно до якої система визначатиме час відправки нагадувань

Мінімальний час відправки нагадування по рахунках — година, з якої може розпочатися відправка нагадувань у межах доби (згідно з обраною часовою зоною).

💡💡💡

Функціонал автоматичної відправки листів-нагадувань почне працювати лише після заповнення трьох обовʼязкових полів: Дата старту, Часовий пояс, Мінімальний час відправки нагадування по рахунках.

Після налаштування система буде щогодини о hh:10 (але не раніше вказаного часу у полі Мінімальний час відправки) перевіряти, чи є активні нагадування для відправки. У разі виявлення — формуватиметься задача для поштового сервера на надсилання листів.

Факт відправки можна перевірити у вихідних повідомленнях фінансової поштової скриньки, яку ви налаштували для надсилання нагадувань.

Обмеження та приклади

Відсутність обмеження за кінцевою датою при умові “X днів після спали”

Наразі у функціоналі нагадувань не передбачено обмеження по кінцевій даті для умови X днів після сплати.

Це означає, що якщо ви створите правило з умовою X днів після сплати, система надішле нагадування по всіх інвойсах, які відповідають умові, і ще не отримували такого типу нагадування, якщо дата їхнього Due date ≥ дати запуску функціоналу.

Приклад:

  • Існує інвойс за 2023 рік зі статусом Critical debt та Due date 15.10.2023
  • Дата старту нагадувань у налаштуваннях — 1.10.2023
  • Умова правила: 10 днів після сплати

У цьому випадку система розрахує очікувану дату надсилання нагадування — 25.10.2023, побачить, що воно не було відправлене, і відправить нагадування одразу при активації правила, з урахуванням встановленого часового поясу.

Як уникнути неочікуваних нагадувань:

 • Переконайтесь, що інвойси з безнадійною заборгованістю мають статус Bad debt

 • Встановлюйте дату старту роботи нагадувань як поточну дату або обирайте найближчий зручний орієнтир — наприклад, початок поточного або наступного місяця.

Надсилання нагадувань за умовою “before X days” обмежується датою Due date

Якщо ви використовуєте правило з умовою X днів до сплати, нагадування буде надіслано тільки до настання дати Due date.

• Якщо Due date інвойсу — сьогодні, і налаштоване правило спрацьовує, наприклад, за 0 днів до дати, — нагадування буде відправлено сьогодні.
 • Якщо Due date вже минула (тобто була вчора або раніше) — нагадування не буде надіслано, навіть якщо умова раніше була виконана, але лист не був відправлений.

Нагадування відправляються лише у встановлені 

Notification days

Якщо у налаштуваннях вказано певні дні тижня для надсилання нагадувань (Notification days), система буде відправляти листи лише у ці дні, незалежно від умови Before/After X days.

Що це означає:

Якщо розрахована дата надсилання нагадування припадає на день, не включений у Notification days (наприклад, суботу або неділю), система автоматично перенесе відправку на найближчий доступний день, згідно з вашими налаштуваннями.

Приклади відправки за різних умов, якщо Сб та Нд виключені з Notification days:

У наведеному вище прикладі нагадування має надсилатися за 1 день до дати оплати, однак, оскільки субота та неділя виключені з днів відправки, то для інвойсу з Due date у неділю нагадування не буде надіслане. Натомість для інвойсу з Due date у понеділок, нагадування буде надіслане в понеділок.

Q&A

З якої пошти відправляється нагадування клієнту?

Нагадування відправляється з вашої поштової скриньки, яка встановлена як фінансова. В прикладі як нижче буде лист від ITFin oksana.karpenko@itfin.io

Якщо у вас не додано власну фінансову поштову скриньку то відправка буде від ITFin <no-reply@itfin.io>

Що відбувається, якщо дата нагадування припадає на день, не зазначений у Notification days?

У такому випадку надсилання переноситься на перший доступний день, відповідно до обраних у налаштуваннях Notification days.

Проте, якщо використовується умова before X days, можлива ситуація, коли нагадування не буде надіслане взагалі (див. приклад вище).

Як надіслати нагадування в день настання Due date?

У налаштуваннях оберіть: When – 0 days after Due date

Чи враховуються календарні, чи робочі дні?

Система враховує календарні дні, відраховані від дати Due date.

Як система визначає дату Due date?

Due date встановлюється під час створення інвойсу.

За замовчуванням система розраховує її як: Issue date + 15 днів.

Це значення можна змінити вручну під час створення інвойсу або налаштувати індивідуальні правила в межах проєкту чи для конкретного клієнта — тобто, вказати через скільки днів після Issue date має наставати Due date.

О котрій годині відправляються нагадування клієнтам?

Надсилання нагадувань виконується автоматично щогодини — на 10-й хвилині кожної години. Система перевіряє умови та надсилає листи, якщо вони виконані.

Важливо: надсилання не відбувається до вказаної вами години, з урахуванням налаштованого часового поясу.   

Якщо виникнуть додаткові питання – звертайтеся до менеджерів підтримки ITFin! 🚀

Попередня
📘 Акт звірки
Останній раз змінено