В цьому розділі відбувається інвойсування клієнтів. Користувачі створюють інвойси своїм клієнтам згідно з домовленостями та періодичністю інвойсування проєкту. Даний розділ містить всі інвойси компанії, які взагалі були створені в системі.

Огляд інтерфейсу

По центру сторінки розташована таблиця, яка відображує основні дані по інвойсах:

Поле
Опис
Статус
PAID - інвойс сплачено;
DRAFT - інвойс створено, але ще не перевірено та не відправлено клієнту (ще можливо редагувати);
READY TO SEND - інвойс перевірений та очікується відправка клієнту (редагування блокується);
SENT - інвойс виставлено клієнту та очікується оплата (немає заборгованості);
LATE - заборгованість 0-15 днів;
SHORT DEBT - заборгованість 15-30 днів;
LONG DEBT - заборгованість 30-60 днів.
Деталі
Деталі інвойсу, а саме номер, найменування проєкту, ім'я клієнта
Дата видачі
Дата створення інвойсу
Дата отримання доходу
Дата врахування оплати по інвойсу в фінансовій звітності
Сума
Сума інвойсу

В системі є два типи інвойсування:

  • автоматичний
  • ручний

При автоматичному система сама рекомендує, що включити в інвойс. Автоматичний тип може бути лише при створенні Звичайного рахунку. 

По проєкту Time&Material система рахує скільки очікувалось годин (згідно домовленостями та залученістю) і скільки фактично годин було зазвітовано працівниками на проєкті. Система перевірить та відобразить, який саме трекінг необхідно відредагувати, буде наочно видно кому з працівників не вистачає годин. Якщо попри невідповідність планової та фактичної кількості зазвітованих годин ви бажаєте виставити цей рахунок - слід внести причину у нотатках.

В Fixed price проєктах при автогенерації рахунку будуть рахуватися мейлстоуни.

Якщо в проєкті додано сервіси, система також запропонує включити їх вартість в рахунку.

При ручному типі інвойсування, користувач повинен вказати:

  • працівника
  • ставку
  • та кількість годин які потрібно додати в інвойс.

Таким чином система сформує рахунок на основі внесених даних.

Щоб створити новий інвойс, потрібно натиснути опцію +Створити. На сторінці з правої сторони, для зручності додані фільтри для швидкого пошуку створених інвойсів.

Поля помічені  обов’язкові до заповнення.

Новий інвойс
Поле
Опис
Тип інвойсу
Звичайний*
Звичайний інвойс (післяплата)
Передоплата*
Передплатний інвойс
Кредит-нота*
Кредитний (відшкодування коштів клієнту за оплачений, але не виконаний обсяг роботи)
Період за який формується рахунок*
Період інвойсування
Проєкт*
Назва проєкту
Реквізити
Рахунок клієнта
Дата видачі*
Дата створення інвойсу
Термін виконання*
Дата, до якої потрібно оплатити інвойс (від неї рахується термін заборгованості)
Сформувати рахунок автоматично
Опція автогенерації даних інвойсу

ІТ-компанії виставляють інвойси своїм клієнтам за надані послуги, аутсорсингові проєкти та інші джерела доходу. Ці документи є основним джерелом формування доходів компанії. Зазвичай, інвойси виставляються на умовах післяоплати. 

Інвойс може бути створений у будь-якій валюті, але система фіксує суму в доларах США, з урахуванням курсу на дату виставлення інвойсу. У звітах буде відображена саме сума в доларах, оскільки всі звіти формуються у цій валюті.

Зазвичай ІТ-компанії використовують постоплатні інвойси, але також застосовуються передоплатні інвойси. У цьому випадку сума інвойсу не відображається в доходах до моменту визнання доходу, оскільки виставлення інвойсу за майбутній період за методом нарахувань не дає права вважати цю суму своєю. У деталях інвойсу є блок "Визнання доходу", де бухгалтер визнає дохід у момент виконання зобов'язань за передоплатним інвойсом. Лише після цього сума відображається в доходах у звіті P&L.

Сформований інвойс можна надіслати клієнту з системи, або зберегти в форматі PDF та направити окремо. До листа з інвойсом можна також додати Звіт по трекінгу з детальним звітом по відпрацьованому часу команди.

Після збереження інвойсу в системі в статусі Sent починається відстеження дебіторської заборгованості. Якщо інвойс не був оплачений протягом 15 днів, він переходить в дебетову зону. Для аналізу дебіторської заборгованості в системі є окремий звіт Дебіторська заборгованість

В системі є можливість інтеграції з платіжними системами та банками. Якщо рахунки компанії створено, то можна шляхом узгодження транзакцій відносити платіж до оплати по інвойсу і система самостійно змінюватиме його статус на Paid. Також можна змінити статус інвойсу вручну, але слід врахувати ризик людських помилок.

Якщо ви маєте рахунок на Upwork, то достатньо його під'єднати в системі та завантажувати виписки - інвойси система буде генерувати на основі виписки самостійно.

Шаблон інвойсу

Налаштувати шаблони інвойсів та змінити їх під свої потреби можна в розділі Компанія > Налаштування > Шаблони.

Редагування здійснюється за допомогою HTML-розмітки, також є можливість додати лого компанії.

По кожному Бізнес Юніту можна задати окремі шаблони рахунків, а при додаванні Платіжних реквізитів по клієнту, слід вказати, від якого юніту йому буде виставлятися рахунок.

В налаштуваннях Бізнес Юніту, в полі Інформація для розділу рахунку "Платіжний метод" слід вказати реквізити, які будуть використовуватися за замовчуванням при створенні інвойсу від цього юніту. 

Якщо ж потрібно задати індивідуальні реквізити для клієнта, то ви можете вказати їх в полях Інформація для розділу рахунку "Для" та Інформація для розділу рахунку "Платіжний метод" в налаштуваннях Платіжних реквізитів потрібного клієнта.

Більше подробиць про цей функціонал можна отримати з навчальних відео.


Останній раз змінено
Чи була ця сторінка корисною?