Інтеграція з трекінг-системою дозволяє завантажувати в ITFin задачі по проєктах та дані про трекінг годин (ворклоги) працівників.

За потреби можна під'єднати декілька Джерел трекінгу (наприклад, якщо клієнт надав вам свій Jira-акаунт для трекінгу розробників, а внутрішні операційні задачі звітуються та відстежуються за допомогою власного Jira-акаунту).

Підключення Джерела (трекінг-системи):

Крок 1. 
Створити в Джерелі користувача, який має необхідні доступи до проєктів (browse projects), списку користувачів (browse users) і даних, або обрати хто це буде з наявних користувачів.

Крок 2.
В ITFin в розділі Проєкти > Інтеграції створити нове Джерело.

При натисканні на +Додати інтеграцію система відкриває окрему панель, де слід обрати вашу трекінг-систему з якою будуть налаштовуватися інтеграції:

Розглянемо на прикладі Jira:

Поля URL, Email та API ключ - це саме ті ідентифікатори, за якими буде налаштовано обмін даними по API між ITFin та Джерелом.

В залежності від провайдера ці поля можуть дещо відрізнятися.

Часовий пояс - дозволяє на рівні ITFin змінити як буде визначатися дата ворклогів, оскільки працівники можуть звітувати години з різних країн і в залежності від того в якому часовому поясі "дивитися" на ворклоги це можуть бути різні дні. Якщо нічого не вказувати будуть застосовуватися налаштування сервера по провайдеру (радимо нічого не вказувати, якщо ви чітко не впевнені який саме пояс має бути).

Створювати залучення для працівника автоматично - якщо увімкнути цю опцію то ITFin буде автоматично створювати алокацію працівникам якщо по інтеграції отримає їх ворклоги на конкретні проєкти (радимо не використовувати цю опцію при великій кількості проєктів та працівників, бо при використанні опції вам все одно буде потрібно додавати окремо рейти по алокаціям і є ризик що будуть створені алокації не тими періодами, які вам потрібні). 

Завантажувати неоплачувані години як оплачувані - опція дозволяє на рівні ITFin перезаписати всі ворклоги які джерело передасть як неоплачувані, оплачуваними в трекінг-звіти. Слід використовувати тільки в крайніх випадках.

Опція фільтрації задач за назвою компонента є специфічним випадком, використовувати слід тільки якщо у вас є поділ в Джерелі на компоненти і потрібно буде налаштовувати інтеграцію типу не Проєкт в Джерелі = Проєкт в ITFin, а Компонент в Джерелі = Проєкт в ITFin.

Налаштування інтеграції

Відразу після додавання Джерела вам буде запропоновано налаштувати першу інтеграцію:

При додаванні нової інтеграції ми бачимо Джерело на яке ми додаємо інтеграцію.

Зовнішній проєкт - поле для вибору проєкту з Джерела, з якого ми будемо підвантажувати задачі та ворклоги.

Початок - дата старту завантаження даних по інтеграції.
Кінець - дата завершення завантаження даних по інтеграції. Поле можна лишити пустим.

Проєкт - поле вибору проєкту в ITFin, в який будуть записуватися дані з Зовнішнього проєкту.

Додавання наступних інтеграцій

Щоб додати решту інтеграцій в межах підключеного Джерела натискаємо кнопку +Додати інтеграцію та обираємо вже підключене Джерело:

Як часто оновлюються дані?

• в момент додавання нового Джерела ми одноразово синхронізуємо всі задачі та всі години від дати старту, яку ви вказали. В залежності від кількості даних це може зайняти від кількох хвилин до години;
• надалі кожну годину запускається автоматичний процес синхронізації, при цьому ми оновлюємо дані за 2 останні тижні. Якщо у вас відбуваються зміни в давнішому періоді - слід запускати ручну синхронізацію за відповідний місяць.

Кнопка Синхронізувати зараз виконує примусову синхронізацію в межах інтеграцій по всьому Джерелу за вибраний період.

Після натискання кнопки Синхронізувати зараз запускається примусова синхронізація та кнопка деактивується на деякий час, щоб уникнути перевантаження системи зайвими діями.

Як ITFin ідентифікує користувачів 

Для ідентифікації співробітника між Джерелом та ITFin система використовує два параметри:

• Ім’я користувача

• Email

Якщо імена користувачів у Джерелі та ITFin будуть відрізнятися і система не зможе їх розпізнати то на рівні джерела буде список Невідомих системі користувачів і потрібно буде асоціювати користувачів .

Асоціація спрацює на рівні всіх інтеграцій доданих по Джерелу.

Як слідкувати за інтеграціями

В переліку інтеграцій можна фільтрувати по періоду, джерелу та статусу.

По кожному проєкту можна натиснути та побачити окрему панель з детальною інформацією щодо синхронізації годин. Відразу можна побачити скільки годин ми отримали з трекінг-системи (скільки передає їх API) та скільки записано в ITFin (або не записано якщо немає алокації, не ідентифіковано працівника тощо).

Q&A

Як зупинити підвантаження трекінгу по інтеграції в межах проєкту?

Можна перевести інтеграцію в статус Inactive (за допомогою перемикача в колонці Status). У цьому випадку подальші синхронізації припиняться, а вже синхронізований трекінг залишиться.    

Також можна перейти в налаштування інтеграції в межах проєкту та встановити кінцеву дату.