▶️ Опис функціонала

Розділ Рекрутинг у системі ITFin призначений для управління процесом найму працівників. Він дозволяє створювати та публікувати вакансії, приймати та зберігати резюме кандидатів, відстежувати їхній статус на різних етапах відбору, а також координувати інтерв'ю та інші комунікації. Система забезпечує інтеграцію з зовнішніми сайтами для публікації вакансій та підтримує аналітику для оцінки ефективності рекрутингових кампаній.

▶️ Які завдання вирішує?

Даний розділ сприяє централізації та автоматизації процесів найму, що дозволяє скоротити час на заповнення вакансій і підвищити якість відбору кандидатів. Він допомагає координувати всі етапи рекрутингового процесу, від створення вакансій до остаточного найму, забезпечуючи зручний і ефективний спосіб управління кандидатами та комунікаціями. Крім того, аналітичні можливості дозволяють оцінити ефективність різних джерел найму та оптимізувати рекрутингові стратегії.

🔑 Доступи

▶️ Огляд інтерфейсу

На сторінці є пошук, а також фільтри пошуку за типом вакансії чи відповідальним. Сторінка Вакансії дозволяє додавати нові вакансії в систему та містить вже створені. По центру сторінки розташована таблиця з активними вакансіями компанії.

В правій частині сторінки розташована кнопка додавання нової вакансії +Створити.

Вакансії можна переглядати в табличному вигляд або на загальній борді компанії.

▶️ Інтеграція з різними джерелами пошуку кандидатів (Chrome Extension)

В лівому нижньому кутку розташована кнопка інсталювання розширення для Chrome. За допомогою цього розширення рекрутер може в один клік додавати в систему кандидатів з різних сайтів пошуку роботи, таких як: LinkedIn, dou.ua, work.ua, rabota.ua, djinni.co. При натисканні на кнопку Розширення для Chrome система перенаправить користувача на сторінку з покроковою інструкцією.

Після встановлення цього розширення на сайтах пошуку роботи додається окремий блок, де є опція +Add this profile, щоб додати кандидата в систему. Також всі кандидати, які будуть відображатися у пошуку чи в рекомендаціях, будуть мати помітку, що їх ще немає в системі. Так можна легко орієнтуватися, чи був цей профіль опрацьований раніше.

При додаванні профілю відбувається парсинг всіх заповнених полів у профілі кандидата:

Також можна деталізувати, на яку саме вакансію та додати нотатку:

🔧 Головні передумови успішного використання Chrome Extension

Щоб Chrome Extension працював стабільно та без помилок, переконайтеся, що виконані наступні умови:

1. Перевірте, чи встановлена остання версія розширення

Актуальну версію можна перевірити в лівому нижньому куті будь-якої сторінки системи.

2. Перевірте налаштування сервера

Якщо з’являється помилка на кшталт:

Перейдіть до сторінки налаштувань розширення (the options page) та переконайтеся, що сервер вказано коректно.

Він має бути прописаний наступним чином: https://companyname.itfin.io

3. Переконайтеся, що ви залоговані у розширенні

Щоб розширення працювало, потрібно бути авторизованими саме в ньому.

Відкрийте розширення у браузері:

• Якщо бачите своє ім’я — ви залоговані ✅

• Якщо бачите кнопку Sign In — натисніть її та залогуйтесь за своїми обліковими даними.

4. Перевірте права доступу

Розширення може не працювати, якщо вашій ролі в системі не надано право додавати кандидатів (скоуп recruiting_can_add_candidates).

Якщо ви підозрюєте, що справа у правах доступу — зверніться до адміністратора вашої компанії або менеджера, який може перевірити ваші скоупи (дозволи).

Також у даному навчальному відео більше інформації щодо роботи із розширенням Chrome. 

 ▶️ Додавання вакансії

Більше про функціонал додавання вакансії у навчальному відео.

🌐 Публікація вакансії на власному сайті

Цей матеріал містить опис Rest API для виводу опублікованих вакансій з системи ITFin на власному сайті.

📋 Отримати список усіх вакансій

GET https://<company>.itfin.io/api/v1/recruiting/vacancies/public

У відповіді повертається масив вакансій, які помічені до публікації на сайті. Див. поля вакансії.

Можливі параметри:

• filter[labelId] - фільтрація вакансій по id мітки
• page - номер сторінки
• size - кількість вакансій у результаті, за замовчуванням 25, не більше 100
• query - пошук у назві вакансії

Приклади використання:

GET https://<company>.itfin.io/api/v1/recruiting/vacancies/public?page=2&size=10 GET https://<company>.itfin.io/api/v1/recruiting/vacancies/public?filter[labelId]=1023 GET https://<company>.itfin.io/api/v1/recruiting/vacancies/public?query=vuejs

📄 Отримати деталізацію по одній вакансії

GET https://<company>.itfin.io/api/v1/recruiting/vacancies/public/:id

У відповіді одна вакансія, або відповідь HTTP 404, якщо вакансію не знайдено. (Див. поля вакансії нижче) 

Приклад використання:

GET https://<company>.itfin.io/api/v1/recruiting/vacancies/1

🏷️ Отримати список міток по вакансіях

GET https://<company>.itfin.io/api/v1/recruiting/vacancies/public/labels

У відповіді повертається масив міток, які використовуються у вакансіях. (Див. поля мітки нижче)

Можливі параметри:

• page - номер сторінки
• size - кількість вакансій у результаті, за замовчуванням 25, не більше 100
• query - пошук у назві вакансії

Приклад використання:

GET https://<company>.itfin.io/api/v1/recruiting/vacancies/public/labels?page=2&size=10 GET https://<company>.itfin.io/api/v1/recruiting/vacancies/public/labels?query=mobile

📑 Поля вакансії

• Id - ідентифікатор вакансії
• Name - Назва вакансії, строкове значення, не більше 255 символів
• AboutProject - Опис проєкту, строкове значення, не більше 16 MB
• Requirements - Вимоги до кандидата, строкове значення, не більше 16 MB
• IsHot - "Гаряча вакансія", булеве значення
• Location - Локація, де шукають кандидата, строкове значення, не більше 255 символів
• SalaryFrom - Нижня межа зарплатної пропозиції, числове значення або null, якщо не задано
• SalaryTo - Верхня межа зарплатної пропозиції, числове значення або null, якщо не задано
• WeOffer - Що пропонує компанія, строкове значення, не більше 16 MB
• Responsibilities - Обов'язки посади, строкове значення, не більше 16 MB
• Labels - масив міток, присутній лише у відповіді по деталізації вакансії

🏷️ Поля мітки

• Id - ідентифікатор вакансії
• LabelText - Текст мітки, строкове значення, не більше 255 символів
• Color - Колір мітки, строкове значення, не більше 255 символів

▶️ Процес рекрутингу

Для початку роботи з функціоналом слід встановити розширення Chrome.

Натиснувши на вакансію, відкривається дошка, що поділена на етапи, кожен з якого відповідає певній частині процесу.

Далі рекрутеру необхідно проаналізувати отримані резюме кандидатів та додати кандидатів з їх даними в систему. Після додавання кандидатів в систему всі учасники процесу можуть переглядати картки кандидатів, додавати нотатки та підвантажувати файли.

Дошка наочно демонструє весь процес хайрингу по кожній вакансії від початку до завершення. Зберігається вся історія взаємодії з кандидатом. Борд дає можливість переглядати, яка кількість кандидатів додана на вакансію, яка кількість перейшла на наступний етап, хто з кандидатів дійшов до співбесіди, хто зі спеціалістів був залучений до процесу інтерв'ю тощо.

Також в системі є можливість переглянути воронку. Вона формується у двох ракурсах по джерелу надходження кандидатів та по автору.

▶️ Спеціальні поля

В системі реалізована можливість налаштувати додаткові поля в картку вакансії та кандидата, а також додаткові джерела для поля Джерело.

Налаштування здійснюється через розділ Команда > Налаштування. Доступ до розділу надається адміністратором, потрібно задати для ролі працівника доступи recruiting_can_manage_settings; custom_attributes_fields.

Необхідні поля слід створити використовуючи конструктор елементів. Після збереження вони відобразяться у картці вакансії чи кандидата.

▶️ Мапа шляху

Для відстеження середнього часу найму по вакансії та етапів, на які витрачається найбільше часу в системі, додано звіт Мапа шляху кандидата.

Дані по відповідних етапах додаються при переміщенні картки кандидата на наступний етап. Якщо кандидат був доданий або видалений з вакансії, дані з перебування на стейджі не враховуються.

У звіті є можливість подивитися дані в розрізі етапів, які кастомно налаштовані у клієнта або по типах етапів, які є системними.

В Мапі шляху не відображаються дані щодо знаходження кандидатів на етапах типу Completed і Rejected.

Середнє значення часу перебування кандидатів на етапах та загальний час найму фіксується в секундах та для відображення переводиться в дні, з округленням до цілого завжди в більшу сторону, тому навіть якщо кандидат провів на етапі декілька секунд і був переміщений на наступний у звіт запишеться 1 день.

Кількість днів для найму рахується як середнє значення різниць дати коли користувач був переміщений на етап Completed і дати коли кандидат був доданий на етап Applied.

Детальніше про мапу шляху кандидатів та воронку відбору ми розповідаємо у даному відео.